卒園・卒業アルバムの発注冊数は、配布する子どもの人数＋先生への贈呈分＋園・学校の保管分＋予備冊数を合計して決めます。予備は必須ではありませんが、破損や配布時のトラブルに備え、予算と追加発注の条件を確認したうえで、1〜3冊程度を検討する方法があります。
人数だけでなく、渡す相手まで数える。
「卒アルは卒園児の人数ぴったりで注文していい？」「予備は何冊あれば安心？」「先生に渡す分も注文したほうがいいのかな？」
卒園・卒業アルバムの入稿が近づくと、最後に決めなければならないのが発注冊数です。
1冊でも足りなければ、追加注文が必要になるかもしれません。一方、予備を多く注文しすぎると、予算が余計にかかり、使わなかったアルバムの保管にも困ります。
この記事では、発注冊数の計算方法、人数別の予備冊数の考え方、先生への贈呈分、追加発注の注意点、余ったアルバムの扱いまで紹介します。
- 卒アルの発注冊数を、配布分・贈呈分・保管分・予備に分けて計算する方法
- 予備冊数を決める目安と、追加発注・印刷不良への対応
- 発注前の確認事項と、余った予備アルバムの保管・処理方法
子どもが50人だから50冊。いちばん簡単な計算ですが、先生への贈呈や園の保管分があれば、それだけでは足りません。まずは「誰に何冊渡すのか」を書き出しましょう。
卒アルを人数ぴったりで発注すると困る？予備が必要になるケース
卒アルの発注冊数を決めるとき、「子どもの人数分だけで十分では？」と考えることもあるでしょう。
もちろん、予備を用意しない方法もあります。
ただし、配布分だけで発注すると、予定外の出来事に対応しにくくなる場合があります。
① 配布前に破損・汚損してしまった場合
例えば、アルバムを仕分けしている途中で、1冊の表紙に傷が付いてしまった場合です。
予備があれば、きれいなアルバムへ交換できる可能性があります。
ただし、印刷・製本時の不良と、受け取り後の破損では、対応方法が異なります。
印刷会社側の不良が疑われる場合は、まず業者へ連絡しましょう。
② 乱丁・落丁などの印刷不良があった場合
印刷物には、まれに乱丁・落丁などの不具合が発生することがあります。
- 乱丁：ページの順番が誤っている
- 落丁：本来あるはずのページが抜けている
- 印刷不良：文字や画像の印刷状態に問題がある
こうした場合、印刷会社の規定に基づいて交換や再製作などの対応を受けられる可能性があります。
そのため、印刷不良に備えて必ず予備を購入しなければならない、というわけではありません。
不良品の交換条件や連絡期限は、発注前に確認しておきましょう。
③ 注文後に必要冊数が増えた場合
例えば、次のようなケースです。
- 注文締切後に転入した子どもがいる
- 先生への贈呈分を追加することになった
- 園・学校から保管用のアルバムを希望された
- 発注対象者の集計に漏れがあった
こうした場合、必要な冊数が予定より増えることがあります。
ただし、すべてを予備で対応できるとは限りません。
例えば、子どもの名前や個人写真を掲載する形式なら、転入生の情報を反映するためにデータ自体の変更が必要になる場合があります。
④ 配布時に冊数が足りなくなった場合
例えば、50冊を注文し、50人へ配る予定だった場合です。
仕分けの際に1冊を別の場所へ置いてしまったり、配布対象者の数え間違いがあったりすると、当日に足りなくなる可能性があります。
ただし、こうした問題は、予備を増やすだけでなく、配布リストを作成して防ぐことも大切です。
予備があれば何でも解決するわけではありません。名前の印刷ミスなら、別の予備冊子にも同じ間違いがあるかもしれません。予備で対応できる問題と、業者への修正依頼が必要な問題は分けて考えましょう。
【計算式】卒アルの発注冊数は子ども・先生・保管分・予備で決める
卒アルの発注冊数は、次のように計算すると整理しやすくなります。
発注冊数＝子どもへの配布分＋先生への贈呈分＋園・学校の保管分＋予備冊数
ただし、子どもの人数と、実際にアルバムを注文する人数が一致しない場合もあります。
① 子どもへの配布分
まず、実際にアルバムを受け取る子どもの人数を確認します。
例えば、卒園児が50人いても、アルバムが希望購入制なら、注文する家庭が50家庭とは限りません。
全員へ配布するのか、希望者だけが購入するのかによって、発注冊数が変わります。
また、1家庭に複数冊を希望する人がいる場合は、その追加分も確認しましょう。
② 先生への贈呈分
担任の先生や、卒園・卒業に関わった先生へアルバムを贈る場合は、その冊数を加えます。
ただし、先生への贈呈は必須ではありません。
予算や園・学校の方針、過去の取り扱いを確認して決めましょう。
また、先生への贈呈分と、園・学校の保管分が重複していないかも確認が必要です。
③ 園・学校の保管分
卒園・卒業アルバムを、園・学校の記録として保管する場合があります。
例えば、園の資料室や職員室などで保管するための1冊です。
ただし、すべての園・学校が保管用のアルバムを必要としているわけではありません。
発注前に、受け取りや保管の可否を確認しましょう。
④ 予備冊数
最後に、破損や配布時のトラブルなどに備える予備を加えます。
予備を何冊にするかは、次のような条件で判断します。
- 配布対象者の人数
- アルバムの単価
- 予算の余裕
- 追加発注の可否
- 印刷不良時の交換条件
- 予備を保管できる場所
一律に何冊必要という決まりはありません。
【計算例】卒園児46人の場合
例えば、次のような条件で発注する場合です。
| 内訳 | 冊数 |
|---|---|
| 子どもへの配布分 | 46冊 |
| 担任の先生への贈呈分 | 2冊 |
| 園の保管分 | 1冊 |
| 予備 | 2冊 |
| 合計発注冊数 | 51冊 |
※架空の計算例です。
この場合、発注冊数は51冊になります。
予備の2冊は、子どもへの配布分や先生への贈呈分とは別に数えます。
予備を含めた合計冊数を、注文前に確認しましょう。
「先生に渡す2冊」と「予備2冊」は、同じ余分な冊数ではありません。先生への贈呈分は使い道が決まった冊子。予備は、まだ使い道が決まっていない冊子です。この2つは別々に数えましょう。
卒アルの予備は何冊必要？人数別の考え方
予備冊数に、全国共通の決まりはありません。
発注人数だけでなく、再注文できるかどうかや、アルバムの単価によって適切な数が変わります。
ただし、検討を始めるための例として、次のように考える方法があります。
人数別の予備冊数の検討例
| 配布対象人数 | 予備として検討する例 |
|---|---|
| 〜30人 | 0〜1冊 |
| 31〜50人 | 1〜2冊 |
| 51〜100人 | 1〜3冊 |
| 101人以上 | 2〜5冊 |
※発注を検討するための例であり、一般的な業界基準や推奨冊数を示すものではありません。
例えば、印刷不良があった場合に迅速な交換対応を受けられ、追加発注も簡単なサービスなら、予備を少なくする判断も考えられます。
反対に、追加発注ができないサービスや、式典当日に一斉配布する場合は、予備を確保するメリットが大きくなることがあります。
少人数の卒アルは予備を減らしてもいい？
例えば、卒園児が15人の小規模な園の場合です。
アルバム1冊の単価が高く、予算が限られているなら、予備を0〜1冊にする選択も考えられます。
ただし、発注前に次の点を確認しましょう。
- 追加注文できるか
- 印刷不良の交換に対応しているか
- 配布前に検品する時間があるか
- 予備なしでも対応できる運用か
人数が多い場合は予備を増やすべき？
例えば、卒業生が150人いる場合です。
配布冊数が多いほど仕分けや検品の作業量も増えるため、予備を多めに検討する理由はあります。
ただし、150人だから必ず5冊必要、というわけではありません。
過去の発注実績や追加注文の条件、費用を確認して判断しましょう。
予備が必要か迷ったら、まず追加発注の条件を見る
例えば、1冊だけでも同じ価格で再注文できるサービスなら、必要以上に予備を用意しなくてもよいかもしれません。
一方、再注文には別途送料や手数料がかかる場合、最初に予備を注文したほうが費用を抑えられる可能性があります。
予備冊数を決める前に、印刷会社へ確認しておきましょう。
予備は多ければ多いほど安心、というものでもありません。余った冊子にも子どもたちの写真や名前が載っています。購入費だけでなく、使わなかったときの保管先まで考えて決めたいところです。
【費用シミュレーション】予備を2冊・3冊増やすといくらかかる？
予備冊数を決めるときは、必要な費用も計算してみましょう。
例えば、アルバム1冊の単価が2,000円の場合です。
| 予備冊数 | 追加費用 |
|---|---|
| 1冊 | 2,000円 |
| 2冊 | 4,000円 |
| 3冊 | 6,000円 |
| 5冊 | 10,000円 |
※1冊2,000円で追加できると仮定した計算例です。実際には、発注冊数によって単価が変わる場合があります。
例えば、46人分のアルバムと先生への贈呈2冊、園の保管分1冊を注文する場合です。
予備を含めない発注冊数は49冊です。
予備2冊を加えると51冊になり、1冊2,000円なら追加費用は4,000円になります。
予備冊数によって単価が変わる場合もある
印刷会社によっては、発注冊数が多いほど1冊あたりの単価が下がる場合があります。
例えば、49冊と51冊で単価が異なる場合です。
そのため、単純に「予備2冊＝2冊分の価格」とは限りません。
発注冊数ごとの見積もりを確認しましょう。
予算が限られている場合
例えば、アルバムの予算が10万円で、予備を含めると予算を超える場合です。
次のような点を検討できます。
- 予備を1冊に減らす
- 印刷会社の追加発注条件を確認する
- 仕様を見直して単価を下げる
- 予算内で発注できる冊数を再計算する
予備を確保することだけを優先し、ほかの必要な費用が不足しないようにしましょう。
予備2冊で4,000円。50家庭で負担すれば1家庭あたり80円ですが、集めたお金には使い道があります。「少額だから追加しよう」ではなく、予算の中で必要かどうかを決めましょう。
追加発注はできる？1冊だけ増刷する際の注意点
予備を用意しない場合や、用意した予備が足りなくなった場合は、追加発注が必要になることがあります。
ただし、追加発注の条件は印刷会社によって異なります。
同じデータで追加発注できるか
例えば、初回に50冊注文し、あとから1冊だけ追加したい場合です。
サービスによっては、同じデータを使って再注文できることがあります。
一方、再注文可能な期間が決まっていたり、注文データが保存されていなかったりする場合もあります。
発注前に、次の点を確認しましょう。
- 同じデータで再注文できるか
- 最低注文冊数は何冊か
- 再注文可能な期間
- 追加注文時の単価
- 送料・手数料
- 納品までの日数
1冊だけの追加注文は割高になる？
例えば、初回の50冊注文では1冊2,000円だった場合です。
追加で1冊だけ注文すると、初回と同じ単価にならない可能性があります。
ただし、すべてのサービスで割高になるわけではありません。
1冊から注文できるフォトブックサービスもあるため、再注文時の料金を確認しましょう。
追加発注しても式に間に合わない場合がある
例えば、卒園式の1週間前に追加冊数が必要になった場合です。
その時点で再注文できても、製作や配送に時間がかかり、式当日までに届かない可能性があります。
発注前に、再注文の納期も確認しておきましょう。
印刷不良は追加購入せず、まず業者へ連絡
例えば、届いたアルバムにページの抜けや印刷不良があった場合です。
まずは、印刷会社の不良品対応について確認しましょう。
印刷会社の規定に基づき、交換や再製作などの対応を受けられる場合があります。
予備があるからといって、不良品の交換を依頼せずに済ませる必要はありません。
ただし、印刷会社によって不良の判断基準や連絡期限が異なります。
届いたアルバムは、できるだけ早めに検品しておきましょう。
追加注文ができるサービスでも、卒園式までに届くとは限りません。逆に、印刷不良なら買い直さずに済む場合もあります。予備の冊数を決める前に、再注文と不良品対応の両方を確認しておきましょう。
先生への贈呈分・園や学校の保管分はどう数える？
卒アルの発注冊数を決める際、子どもへの配布分以外に確認したいのが、先生や園・学校への贈呈分です。
担任の先生だけでいい？
例えば、年長クラスが2クラスある場合です。
各クラスの担任へ1冊ずつ贈るなら、先生への贈呈分は2冊になります。
ただし、次のような先生への贈呈も検討する場合があります。
- 担任の先生
- 副担任・補助の先生
- 園長・校長先生
- 卒対活動に協力してくれた先生
誰に贈るかは、予算や園・学校の方針を確認して決めましょう。
すべての先生に贈る必要があるわけではありません。
園・学校の保管分は必要？
園・学校の記録として、アルバムを保管してもらう場合があります。
ただし、園・学校によっては、保管場所や個人情報の取り扱いの関係で、受け取れない場合もあります。
保管用に発注する前に、受け取りの可否を確認しましょう。
贈呈用は別の予算にする場合もある
例えば、卒アル代を希望購入する家庭から集めている場合です。
先生への贈呈分を、購入希望者の負担に含めてよいかは、あらかじめ確認しておく必要があります。
卒対費の共通予算から支払う方法もあれば、購入者で負担する方法も考えられます。
いずれの場合も、集金時に説明した用途と一致しているか確認しましょう。
贈呈分と予備分を混同しない
例えば、
「先生に2冊、園に1冊、予備2冊」
と決めた場合です。
この5冊は、すべて同じ「余分な冊数」ではありません。
先生への贈呈2冊と園の保管1冊は、渡す相手が決まっています。
予備2冊は、必要な場合に使うための冊子です。
発注内訳を分けて記録しておきましょう。
先生への贈呈分は「予備が余ったら渡そう」ではなく、最初から数えておくほうが確実です。逆に、園の保管用まで勝手に注文すると、受け取り先がないアルバムが増えるかもしれません。
発注前に確認したいチェックリスト
ここまでの内容を、発注前のチェックリストにまとめました。
注文ボタンを押す前に、担当者同士で確認しましょう。
① 配布対象者の確認
- [ ] 子どもへの配布対象人数を確認した
- [ ] 希望購入制の場合、注文希望者数を確認した
- [ ] 複数冊を希望する家庭の注文数を確認した
- [ ] 転入・転出などによる人数変更を確認した
- [ ] 配布リストを作成した
② 贈呈分・保管分の確認
- [ ] 先生への贈呈の有無を決めた
- [ ] 贈呈する先生の人数を確認した
- [ ] 園・学校の保管分が必要か確認した
- [ ] 贈呈・保管先の受け取り可否を確認した
- [ ] 贈呈分の費用負担を確認した
③ 予備冊数の確認
- [ ] 予備を用意するか決めた
- [ ] 予備冊数を決めた
- [ ] 予備分の費用が予算内に収まる
- [ ] 使わなかった場合の保管方法を決めた
- [ ] 予備を使用する際の判断者を決めた
④ 印刷会社への確認
- [ ] 追加発注できるか確認した
- [ ] 追加発注時の最低注文冊数を確認した
- [ ] 再注文可能な期間を確認した
- [ ] 追加発注時の料金・納期を確認した
- [ ] 印刷不良時の交換条件を確認した
- [ ] 納品後の確認期限を把握した
⑤ 最終発注の確認
- [ ] 発注冊数の合計が正しい
- [ ] 見積もり金額と予算が一致している
- [ ] サイズ・ページ数・製本方式が正しい
- [ ] 最終データの確認が終わっている
- [ ] 納品予定日が配布日に間に合う
- [ ] 納品先住所・宛名が正しい
発注後に冊数を変更できないサービスもあります。
最終確認者を決め、発注内容を共有しておきましょう。
発注冊数は最後に「たぶんこれで大丈夫」と決めがちな数字です。でも、アルバムを作るのに何か月もかけたなら、注文する冊数にも最後の5分を使いたいところです。
予備アルバムが余ったらどうする？保管と費用の扱い
予備として注文したアルバムが、結果的に使われなかった場合もあります。
例えば、予備2冊を注文したものの、破損や配布ミスがなく、2冊とも残った場合です。
その場合は、保管や処理の方法を考えましょう。
余ったアルバムは「余剰金」ではない
ここは特に注意したいポイントです。
例えば、予備2冊を合計4,000円で購入し、使わずに残った場合です。
4,000円が余剰金として残ったわけではありません。
お金はすでにアルバムの購入に使われているため、現金の残高とは別に考える必要があります。
会計報告では、予備を含むアルバム購入費として支出を記録し、残った冊子については必要に応じて管理記録を残しましょう。
園・学校へ寄贈する場合
予備が余った場合、園・学校へ寄贈する方法も考えられます。
ただし、事前に受け取りの可否や保管目的を確認しましょう。
また、予備として購入した冊子を寄贈してよいか、卒対費の使途や会則に照らして確認することも大切です。
役員が自宅で保管する場合
例えば、卒園後に問い合わせがあった場合に備えて、一定期間、役員が予備を保管する方法です。
その場合は、次の内容を決めておきましょう。
- 誰が保管するか
- いつまで保管するか
- 誰からの依頼に対応するか
- 予備を渡す際の判断方法
- 保管期間終了後の扱い
卒アルには子どもの写真や氏名などが掲載されているため、誰でも自由に持ち出せる状態にしないよう注意しましょう。
次年度へ引き継ぐべき情報
次年度以降の役員へ、発注冊数を決めた際の情報を引き継ぐと、次の準備に役立ちます。
例えば、次のような内容です。
- 卒園・卒業人数
- 発注冊数の内訳
- 予備として注文した冊数
- 実際に使用した予備冊数
- 追加発注の有無
- 印刷不良の対応状況
- 余った予備の保管・処理方法
ただし、前年度の卒アルそのものを、次年度の転入生向けに使えるとは限りません。
年度や掲載内容が異なるため、保管する目的も整理しておきましょう。
予備が2冊余ったら、4,000円分の現金が残ったわけではありません。残ったのは、子どもたちの写真が載ったアルバム2冊。お金の管理と冊子の管理は、分けて記録しましょう。
まとめ：卒アルの予備冊数は、必要な配布分と追加発注の条件から決めよう
卒園・卒業アルバムの発注冊数を決めるときは、次の3つを押さえておきましょう。
- 子どもへの配布分、先生への贈呈分、園・学校の保管分、予備冊数を分けて計算する
- 予備冊数は人数だけで決めず、単価・予算・追加発注の可否・印刷不良時の交換条件を確認する
- 余った予備の保管方法や使用ルールを決め、購入費と残った冊子を区別して記録する
卒アルの発注では、子どもの人数だけを確認して注文してしまうと、先生への贈呈分や園・学校の保管分が抜けてしまう場合があります。
まずは、誰に何冊渡す予定なのかを整理し、必要な冊数を計算しましょう。
予備については、必ず何冊用意しなければならないという決まりはありません。
追加発注や不良品交換に対応しているサービスなら、予備を少なくする方法も考えられます。
反対に、追加発注が難しい場合や、式典当日に配布する予定なら、予備を確保しておくメリットがあります。
また、予備が余ったときの保管方法まで、発注前に決めておくと安心です。
冊数の計算とあわせて、配布リストや注文内容も確認し、必要な家庭へアルバムを届けられるよう準備しましょう。
予備が1冊も使われなければ、それはトラブルがなかったということかもしれません。ただし、余った冊子にも購入費がかかっています。安心のために何冊用意するか、予算と相談して決めたいですね。
