卒対・卒アル係の引き継ぎをペーパーレス化するなら、Googleドライブに資料を集約し、次年度の役員へ共有権限と管理方法を引き継ぐ仕組みがおすすめです。業者の見積書、年間タスク管理表、保護者向け案内文の3つを中心に整理すれば、毎年ゼロから資料を作り直す手間を減らせます。ただし、Googleアカウントのパスワードを代々共有する方法は避け、ファイルの所有権や個人情報の保存期間にも注意が必要です。
重い引き継ぎファイルを、次年度も使えるデータへ。
「毎年、卒対の資料が詰まったダンボールを受け取っている……」「過去の見積書やLINEの案内文を探すのが大変」「次の役員には、もっとわかりやすく引き継ぎたい！」
卒園・卒業・卒団のアルバム係や卒対委員会では、前年の資料が役立つ場面が多くあります。とはいえ、紙の資料が増え続けると、保管や受け渡しだけでも負担になってしまいます。
この記事では、Googleドライブを使ったペーパーレス引き継ぎの作り方、フォルダ構成、残すべき資料、管理者の交代方法、引き継ぎサマリーシートの文例まで解説します。
- 紙の引き継ぎ資料をGoogleドライブへ整理し、次年度も使える仕組みにする方法
- 残しておきたい見積書・タスク管理表・連絡文面の整理方法とフォルダ構成
- Googleドライブの共有権限・所有権の引き継ぎ方と、個人情報を安全に管理するポイント
引き継ぎで大切なのは、資料をたくさん残すことより、次年度の役員が必要な情報をすぐに見つけられることです。まずは使う機会の多い資料から整理しましょう。
卒対・卒アル係の紙の引き継ぎ資料は、なぜ負担になりやすい？
卒対や卒アル係では、過去の資料を参考にする機会が多くあります。
例えば、卒業アルバムの業者選びや、記念品の予算決め、保護者への案内文を作る場合です。
前年の記録が残っていれば、準備の進め方を考えやすくなります。
一方、資料が紙で保管されていると、必要な情報を探すだけでも時間がかかることがあります。
紙の資料は年々増えやすい
例えば、卒対の引き継ぎファイルに次のような書類が入っている場合です。
- 業者のパンフレット
- 見積書
- 注文書
- 保護者向け案内文
- 会議の議事録
- 年間スケジュール
- 会計報告
- アルバムの見本誌
これらを毎年追加していくと、ファイルやダンボールが増えてしまいます。
また、古い資料の中には、現在の業務では使わなくなったものも含まれているかもしれません。
必要な資料を探しにくい
例えば、アルバム業者の前年の見積書を確認したい場合です。
紙のファイルから探すには、書類を1枚ずつ確認する必要があります。
さらに、年度ごとに整理方法が違うと、必要な資料を見つけるのが難しくなります。
Googleドライブへ整理しておけば、ファイル名などから検索できるため、必要な資料を探しやすくなります。
一部の役員しか情報を持っていない場合もある
例えば、委員長だけが過去の資料を保管している場合です。
ほかの役員が確認したいときは、その人へ連絡する必要があります。
共有フォルダを使えば、権限を与えられた役員が必要なときに資料を確認できます。
ただし、すべての役員へ編集権限を与える必要はありません。
担当する仕事に合わせて、アクセスできる範囲を決めましょう。
紙の資料をすべて処分する必要はない
ペーパーレス化は、紙を完全になくすことではありません。
例えば、契約書や領収書など、原本の保存が必要な書類もあります。
また、卒業アルバムの見本誌など、実物を確認したほうがわかりやすいものもあります。
そのため、データ化する資料と、紙のまま残す資料を分けて考えましょう。
ペーパーレス化の目的は、紙を減らすことだけではありません。必要な資料を探しやすくし、特定の役員だけに情報が集まらない仕組みを作ることが大切です。
卒対のGoogleドライブはどう運用する？おすすめの2つの方法
卒対の引き継ぎにGoogleドライブを使う場合、最初に決めたいのが管理方法です。
例えば、今年の委員長が資料を保存し、来年度の委員長へ引き継ぐ場合です。
Googleドライブには、個人のGoogleアカウントで利用できる共有フォルダと、Google Workspaceの対象プランなどで利用できる共有ドライブがあります。
両者は、ファイルの所有権の仕組みが異なります。
方法① 個人のGoogleアカウントで共有フォルダを使う
例えば、今年度の担当者がGoogleドライブに卒対用フォルダを作成する場合です。
次年度の役員を共有相手として追加すれば、同じ資料を確認できるようになります。
特別な有料契約を結ばずに始めやすいため、少人数の卒対委員会でも検討できます。
ただし、通常のマイドライブに保存したファイルは、原則として作成・アップロードした個人アカウントが所有します。
そのため、担当者が交代するときには、ファイルの所有権についても確認が必要です。
方法② Google Workspaceの共有ドライブを使う
例えば、学校や団体がGoogle Workspaceを利用している場合です。
利用可能なプランや管理設定であれば、共有ドライブを使う方法があります。
共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチーム・組織に所属する仕組みです。
そのため、担当者が交代しても、ファイルを組織内に残しやすくなります。
ただし、共有ドライブは一般的な個人向け無料Googleアカウントですぐに使える機能ではありません。
学校や団体の管理者へ利用可否を確認しましょう。
2つの方法の違い
| 比較項目 | 共有フォルダ | 共有ドライブ |
|---|---|---|
| 利用するアカウント | 個人のGoogleアカウントなど | 対応するGoogle Workspaceアカウント |
| ファイルの所有者 | 原則として作成・アップロードした個人 | チーム・組織 |
| メンバーとの共有 | 可能 | 可能 |
| 役員交代 | 共有権限と所有権の確認が必要 | メンバーの入れ替えが中心 |
| 導入しやすさ | 比較的始めやすい | 学校・団体側の利用環境が必要 |
卒対専用のGoogleアカウントを作る方法は？
例えば、「卒対専用」という名前のGoogleアカウントを1つ作り、毎年パスワードを引き継ぐ方法です。
一見すると、同じアカウントに資料を残せるため便利に感じられます。
しかし、パスワードを複数人で共有すると、誰が操作したのかわかりにくくなり、不正アクセスや情報漏えいのリスクも高まります。
また、二段階認証の確認先が前年度の委員長のスマートフォンになっていると、次年度にログインできなくなる可能性があります。
そのため、パスワードを代々共有する方法を前提にするのではなく、個人アカウントごとの共有権限で管理する方法を基本にしましょう。
無料のGoogleドライブでも長期間使える？
Googleドライブは、長期間の資料保存に利用できます。
ただし、永久に保存されることが保証されるわけではありません。
Googleは、個人向けGoogleアカウントについて、2年以上利用されていない場合にアカウントやデータを削除することがあると案内しています。
また、サービスの仕様や保存容量も変更される可能性があります。
そのため、クラウドへ保存しただけで安心せず、定期的な管理とバックアップを行いましょう。
無料で始めたいなら共有フォルダ、学校や団体がGoogle Workspaceを利用しているなら共有ドライブが候補になります。どちらも、担当者が交代しても安全に管理できる仕組みを整えることが重要です。
【保存版】卒対のGoogleドライブに残したい3つの資料
卒対の引き継ぎでは、すべての資料を残す必要はありません。
特に、次年度の準備に役立ちやすいのが、業者の見積書、タスク管理表、保護者向け連絡文面です。
例えば、来年度も同じ卒業アルバム業者を検討する場合です。
前年の見積もりやスケジュールが残っていれば、準備の見通しを立てやすくなります。
① 業者の見積書・比較表
卒園・卒業・卒団の準備では、さまざまな業者へ見積もりを依頼する場合があります。
例えば、次のような業者です。
- 卒業アルバム制作会社
- フォトブック印刷サービス
- 記念品制作会社
- DVD制作会社
- 撮影業者
前年の見積書や比較表が残っていれば、業者選びの参考になります。
ただし、過去の価格が現在も適用されるとは限りません。
翌年度は、最新の見積もりを取り直しましょう。
残しておきたい項目
| 項目 | 記録する内容 |
|---|---|
| 業者名 | 依頼先の名称 |
| 商品・サービス | アルバム・記念品など |
| 見積もり年度 | 2026年度など |
| 注文数量 | 30冊・50個など |
| 見積金額 | 当時の金額 |
| 納期 | 発注から納品までの期間 |
| 注意事項 | 最低部数・修正料金など |
| 評価メモ | 良かった点・困った点 |
担当者個人の連絡先や、不要になった保護者情報をそのまま残さないようにしましょう。
② 年間タスク管理表
例えば、卒園アルバムを制作する場合です。
写真集め、業者選び、原稿確認など、複数の作業があります。
前年のタスク管理表が残っていれば、何月ごろに何を準備したのか確認できます。
タスク管理表の例
| 時期 | 主な作業 | 次年度へのメモ |
|---|---|---|
| 5月 | 係の役割分担 | 連絡担当を早めに決める |
| 6月 | 業者候補の比較 | 3社に見積もりを依頼 |
| 7月 | 制作業者の決定 | 最低注文部数を確認 |
| 9月 | 写真募集の開始 | 締め切りを明記する |
| 11月 | 写真整理・原稿作成 | 人数分の掲載確認 |
| 1月 | 最終校正 | 氏名・写真の確認 |
| 2月 | 印刷・納品確認 | 納期に余裕を持たせる |
| 3月 | 配布・精算 | 会計報告と引き継ぎ |
※スケジュールは一例です。業者や式典の日程に合わせて調整してください。
実際に作業した時期に加え、次年度へ伝えたい注意点も残しておくと便利です。
③ 保護者向けの連絡文面
卒対の活動では、保護者へ何度も案内を送る場合があります。
例えば、次のような連絡です。
- 写真提供のお願い
- アルバム購入希望調査
- 集金の案内
- 記念品の注文案内
- アンケートのお願い
- 締め切りの再案内
- 配布日の連絡
こうした案内文は、次年度も内容を変更して使いやすい資料です。
ただし、LINEのトーク履歴をそのまま保存する方法はおすすめできません。
保護者の名前や返信内容など、引き継ぎに不要な個人情報が含まれる場合があるためです。
文面はテンプレートとして残す
例えば、写真募集の案内です。
実際に送った文章から、個人名・提出先・日付などを削除し、テンプレートとして保存しましょう。
保存例
「卒園アルバム用の写真募集」
- 送信時期：9月上旬
- 対象：卒園児の保護者
- 目的：写真提供のお願い
- 写真の枚数：1人3〜5枚程度
- 提出期限：〇月〇日
- 提出先：年度ごとに指定
- 注意事項：写真の利用範囲を明記
このように、本文と運用メモをまとめて残しておくと、次年度も使いやすくなります。
見積書・タスク管理表・連絡文面は、次年度の準備に役立ちやすい資料です。特に連絡文面は、トーク履歴を丸ごと残さず、個人情報を除いたテンプレートとして保存しましょう。
【フォルダ構成例】卒対の資料を年度別に整理する方法
Googleドライブを使う場合は、フォルダの構成を最初に決めておくと便利です。
例えば、2026年度の卒対資料を保存する場合です。
年度ごとにフォルダを分け、共通のルールで整理しましょう。
おすすめのフォルダ構成
| フォルダ名 | 保存する資料 |
|---|---|
| 00_はじめに | 引き継ぎサマリー・使い方 |
| 01_共通テンプレート | 見積もり比較表・案内文・チェックリスト |
| 02_年度別記録 | 2026年度・2027年度など |
| 03_業者情報 | 業者の公式窓口・一般的な比較資料 |
| 04_運営ルール | 役割分担・権限管理・保存期間のルール |
| 90_要確認 | 整理中の資料 |
年度別フォルダの中身
例えば、「02_年度別記録」の中に「2026年度」を作成する場合です。
その中を、次のように整理できます。
- 01_年間スケジュール
- 02_業者見積もり
- 03_アルバム制作
- 04_記念品・式典
- 05_保護者向け案内
- 06_会計報告
- 07_反省・改善メモ
ただし、次年度に不要な個人情報は、年度別フォルダへ無制限に保存しないようにしましょう。
個人情報は別の場所で管理する
例えば、卒園児の氏名入り名簿や顔写真、保護者の連絡先です。
こうした情報は、共通の引き継ぎ資料とは分けて管理しましょう。
必要な担当者だけがアクセスできる、権限を制限したフォルダなどを検討します。
また、制作終了後も保存する必要があるのか、学校や団体のルールに従って確認しましょう。
ファイル名は統一する
例えば、見積書を保存する場合です。
次のようなファイル名にすると、年度や内容がわかりやすくなります。
2026_アルバム見積書_A社.pdf2026_年間タスク管理表.xlsx2026_保護者向け写真募集文.docx2026_会計報告_確定版.pdf
「最新版」「最終」「最終2」などの名前が増えすぎると、どれが正しい資料かわかりにくくなります。
そのため、必要に応じて日付や版番号も付けましょう。
次年度に使う資料だけ共通フォルダへ移す
例えば、2026年度の活動が終了した場合です。
次年度も使える案内文や比較表は、個人情報を除いて「01_共通テンプレート」へ整理します。
一方、当年度だけ必要だった申込名簿や写真は、定めた保存期間に従って管理しましょう。
年度別の記録と、毎年使えるテンプレートを分けると整理しやすくなります。個人情報を含む資料は、共通フォルダに混ぜないことが大切です。
Googleドライブの共有設定｜閲覧者・編集者を使い分けよう
卒対のGoogleドライブでは、役員全員に同じ権限を与える必要はありません。
例えば、見積書を確認するだけの役員と、タスク管理表を更新する役員です。
作業内容に合わせて、共有権限を設定しましょう。
Googleドライブの主な権限
| 権限 | できることの例 | 卒対での使い方 |
|---|---|---|
| 閲覧者 | ファイルを閲覧 | 参考資料の確認 |
| 閲覧者（コメント可） | 閲覧・コメント | 原稿への意見提出 |
| 編集者 | 編集・追加・削除など | 担当資料の更新 |
※実際の操作範囲は、共有フォルダの設定やGoogle Workspaceの管理設定によって異なります。
共有フォルダを作る手順
例えば、今年度の卒対役員3人で資料を共有する場合です。
- Googleドライブを開く
- 新しいフォルダを作成する
- フォルダ名を「卒対_年度別資料」などにする
- フォルダの「共有」を開く
- 共有したい役員のGoogleアカウントを追加する
- 閲覧者・編集者などの権限を選ぶ
- 共有設定を保存する
基本的には、必要なメンバーを個別に指定する方法が適しています。
「リンクを知っている全員」は慎重に使う
Googleドライブでは、リンクを知っている人がアクセスできる設定もあります。
しかし、卒対の資料には、見積書や会計情報、写真などが含まれる場合があります。
そのため、関係者以外に公開する必要がない資料は、「制限付き」の共有を基本にしましょう。
リンクが第三者へ転送されても、権限のない人が閲覧できない設定にすることが大切です。
フォルダ内のファイルにも権限が引き継がれる
例えば、共有フォルダに編集権限を与えた場合です。
原則として、そのフォルダ内のファイルにも共有設定が引き継がれます。
そのため、保護者の連絡先などを、役員全員が使う共有フォルダへ無条件に入れないようにしましょう。
必要な情報だけ、アクセスを制限した場所で管理します。
役員が交代したら権限を見直す
例えば、次年度の役員が決まった場合です。
新しい役員へ必要な権限を付与し、前年度の役員がアクセスし続ける必要があるか確認しましょう。
引き継ぎが完了したら、不要なアクセス権限を削除します。
ただし、権限を削除する前に、ファイルの所有者が誰になっているか確認することが重要です。
Googleドライブは、役員ごとに閲覧・編集の権限を設定できます。全員へ一律に編集権限を与えるのではなく、必要な人だけが必要な資料を扱える状態にしましょう。
次年度役員への引き継ぎ方法｜パスワードではなく所有権と共有権限を確認する
Googleドライブで特に注意したいのが、担当者の交代です。
例えば、今年度の委員長が卒対の共有フォルダを管理している場合です。
来年度の委員長へフォルダを共有するだけでは、完全な引き継ぎにならない場合があります。
共有と所有権の移転は別
Googleドライブでは、通常のマイドライブにあるファイルには所有者がいます。
例えば、今年度の委員長が作成したGoogleスプレッドシートです。
来年度の委員長を編集者として追加しても、ファイルの所有者は今年度の委員長のままです。
そのため、長期的に引き継ぐ場合は、所有権についても確認しましょう。
フォルダの所有者を変えても、中のファイルは別
例えば、卒対フォルダの所有権を次年度の委員長へ移す場合です。
Google公式ヘルプでは、フォルダのオーナー権限を譲渡しても、中のファイルのオーナーは自動では変わらないと案内されています。
そのため、フォルダだけでなく、内部のファイルについても所有者を確認する必要があります。
また、ほかの役員が作成したファイルは、その役員が所有している場合があります。
次年度への引き継ぎ手順
通常の共有フォルダを使用する場合は、次の流れを参考にしましょう。
- 次年度の管理担当者を決める
- 引き継ぐファイルを整理する
- 個人情報や不要な資料を分ける
- 次年度の担当者へ共有権限を付与する
- 必要なファイルの所有権移転を確認する
- 次年度の担当者が開けるか確認する
- 旧役員の不要なアクセス権限を削除する
所有権を移転できる相手や方法には、アカウントの種類による制限があります。
移転が難しい場合は、必要に応じて資料のコピーや移行方法を確認しましょう。
ただし、コピーではコメントや変更履歴などがそのまま引き継がれないこともあるため注意が必要です。
パスワードをLINEで送る方法は避ける
例えば、卒対専用のGoogleアカウントのパスワードを、LINEグループへ送る場合です。
メンバーがアカウント全体へアクセスできる状態になり、誰が操作したのかわかりにくくなります。
また、パスワードは、Gmailやその他のGoogleサービスへのアクセスにも関係します。
そのため、パスワードの共有ではなく、Googleドライブの共有機能を使うことを基本にしましょう。
共有ドライブならメンバーの入れ替えが中心
学校や団体がGoogle Workspaceの共有ドライブを利用している場合です。
共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチーム・組織が所有する仕組みです。
そのため、役員交代時は、管理者がメンバーや権限を見直す方法が中心になります。
ただし、共有ドライブを利用できるか、外部の保護者アカウントを追加できるかは、組織の契約や管理設定によって異なります。
引き継ぎ完了後も確認する
例えば、前年度の委員長がアクセス権限を削除された場合です。
次年度の委員長が、必要な資料をすべて開けるか確認しましょう。
また、業者との連絡先や共有リンクが、前年度の個人アカウントに依存していないか確認することも大切です。
共有フォルダを渡しただけでは、所有権まで引き継がれたとは限りません。前年度の担当者が退任する前に、ファイルの所有者・共有権限・アクセス状況を確認しましょう。
紙の引き継ぎ資料をデータ化する方法と、残す・処分する基準
紙の引き継ぎ資料をデジタル化するときは、最初からすべてをスキャンする必要はありません。
例えば、過去10年分のファイルがある場合です。
現在でも参考になる資料から優先して整理しましょう。
優先してデータ化したい資料
例えば、次のようなものです。
- 業者の見積書や比較表
- 年間スケジュール
- 会議で決まったこと
- 保護者向け案内文
- 制作時の注意点
- 会計報告の概要
- 次年度へ伝えたい改善点
特に、毎年同じような作業をする場合は、テンプレートとして使える資料を優先しましょう。
スマホでスキャンする方法
例えば、紙の見積書をPDFにしたい場合です。
スマートフォンの書類スキャン機能などを使う方法があります。
スキャン後は、文字が読めるか、ページが欠けていないか確認しましょう。
また、複数ページの資料は、ページの順番にも注意が必要です。
残さなくてもよい資料を見極める
例えば、前年の業者パンフレットです。
現在は商品や価格が変更されている可能性があります。
そのため、必要な情報だけ記録し、古い資料をすべて保存し続けない方法もあります。
ただし、契約や会計上の根拠となる資料は、保存の必要性を確認しましょう。
個人情報が含まれる資料は別に扱う
例えば、卒園児の氏名入り名簿や、保護者の電話番号が記載された書類です。
これらをそのまま次年度の役員へ渡してよいとは限りません。
そのため、保存目的や必要性を確認し、不要な個人情報は削除・匿名化などを検討しましょう。
また、紙の書類を処分するときも、個人情報が読めない方法で廃棄する必要があります。
原本の保管が必要なものは残す
例えば、正式な契約書や領収書などです。
保存義務や団体の会計ルールによっては、一定期間の保存が必要な場合があります。
そのため、スキャンしたからといって、すべての原本をすぐに処分してよいとは限りません。
学校・園・団体のルールを確認して判断しましょう。
紙からデータへ移すときは、次年度に役立つ資料を優先しましょう。個人情報や契約・会計資料は、保存する必要性と保管方法を確認してから整理することが大切です。
次年度役員が迷わない「引き継ぎサマリーシート」の書き方と文例
Googleドライブに資料を整理しても、次年度の役員が何から確認すればよいかわからなければ、使いにくいままです。
例えば、フォルダの中に100個のファイルがある場合です。
最初に「何を見ればよいか」を案内する1枚のサマリーシートがあると便利です。
サマリーシートに入れたい項目
- 活動の目的
- 年間スケジュール
- 最初に行う作業
- 重要な締め切り
- 業者の情報
- 予算の考え方
- 困りやすかった点
- 詳しい資料の保存先
- アクセス権限の管理方法
引き継ぎサマリーシートの文例
2026年度 卒対・卒アル係 引き継ぎサマリー
1. 最初に確認すること
まず、Googleドライブ内の「01_共通テンプレート」と、前年度の年間スケジュールを確認してください。
今年度に使用した資料は、「02_年度別記録／2026年度」に保存しています。
2. 年間の主な流れ
| 時期 | 作業内容 |
|---|---|
| 4〜5月 | 役割分担・前年度資料の確認 |
| 6〜7月 | 業者選定・見積もり |
| 9〜10月 | 写真募集・構成検討 |
| 11〜1月 | 原稿作成・確認 |
| 2〜3月 | 納品・配布・精算 |
※実際のスケジュールに合わせて修正してください。
3. よく使う資料
- 業者比較表：01_共通テンプレート
- 年間タスク管理表：01_共通テンプレート
- 保護者向け案内文：01_共通テンプレート
- 前年度の記録：02_年度別記録／2026年度
4. 次年度に伝えたいこと
- 業者への見積もり依頼は早めに進める
- 写真募集では提出方法と締め切りを明確にする
- アルバムの校正は複数人で確認する
- 納品予定日は式典直前にならないよう調整する
5. 管理・引き継ぎについて
- フォルダの管理担当者を決める
- 必要な役員だけに共有権限を付与する
- 個人情報は専用の管理場所で扱う
- 役員交代時は所有権とアクセス権限を確認する
6. その他
困ったことや改善したほうがよい点があれば、次年度用のメモへ追記してください。
サマリーシートは最初に開ける場所へ置く
例えば、Googleドライブを開いたときです。
「00_はじめに」というフォルダを作り、その中にサマリーシートを保存します。
また、ファイル名を「まず最初に読んでください」などにする方法もあります。
実際に困ったことを残しておく
例えば、写真募集の締め切りが遅れてしまった場合です。
単に「写真募集は9月」と記録するだけでなく、次年度へ次のようなメモを残しましょう。
「提出期限の直前に写真が集まりやすかったため、締め切りの1週間前に再案内するとよい」
こうした具体的な記録があると、翌年度の計画を立てやすくなります。
ただし、個人を責める内容や、特定の保護者を識別できる不要な記録は残さないようにしましょう。
引き継ぎサマリーは、資料の目次であり、次年度への道案内です。「まず何をするか」「どこに資料があるか」「何に注意するか」を簡潔にまとめましょう。
Googleドライブの資料を何年残す？個人情報とバックアップの管理方法
卒対の資料は、すべてを長期間保存すればよいわけではありません。
例えば、業者比較表は次年度も役立ちますが、卒園児の氏名や保護者の連絡先は、翌年度の役員には不要な場合があります。
そのため、資料の種類ごとに保存期間や削除方法を考えることが大切です。
保存する資料を分ける
| 資料 | 管理の考え方 |
|---|---|
| 業者の一般的な比較表 | 次年度も参考になる範囲で保存 |
| タスク管理表 | 個人情報を除いてテンプレート化 |
| 案内文 | 氏名・連絡先を削除して保存 |
| 会計報告 | 保存義務や団体のルールに従う |
| 契約書・領収書 | 必要な保存期間を確認 |
| 子どもの顔写真 | 利用目的・同意・保管期限に従う |
| 保護者の連絡先 | 必要がなくなったら適切に削除 |
写真や名簿を無期限で保存しない
例えば、卒園アルバムの制作に使用した子どもの顔写真です。
次年度の卒対では、使用する必要がない場合があります。
そのため、制作が完了したあとは、必要な保管期間を確認し、不要なデータを削除するなどの対応を検討しましょう。
また、業者へ写真を提供した場合は、業者側の保存・削除条件も確認しましょう。
Googleドライブ以外にもバックアップを用意する
例えば、共有フォルダの管理担当者が誤って資料を削除した場合です。
クラウドだけに保存していると、復旧できない場合があります。
そのため、重要な資料は、適切に管理された別の保存先へバックアップを取る方法があります。
ただし、バックアップ先も個人情報の管理ルールに従う必要があります。
誰でも使えるUSBメモリや、個人の私用クラウドへ無断でコピーすることは避けましょう。
年に一度、フォルダを整理する
例えば、卒対の活動が終わった3月です。
次年度への引き継ぎ前に、次の作業を行いましょう。
- 必要な資料を整理する
- テンプレートを更新する
- 個人情報を含む資料を確認する
- 保存期限が過ぎた資料を整理する
- 次年度の管理担当者を決める
- 共有権限と所有権を確認する
- 必要なバックアップを取る
これを毎年度の作業に組み込むことで、資料が増えすぎるのを防ぎやすくなります。
管理担当者が不明にならないようにする
例えば、数年間使っていない共有フォルダが残っている場合です。
誰が所有しているのかわからなければ、次年度にアクセスできなくなる可能性があります。
そのため、管理担当者と連絡方法を、学校や団体の承認された運営記録に残すことも大切です。
ただし、パスワードや二段階認証コードそのものを引き継ぎシートへ記載しないようにしましょう。
資料の保存は、長く残すことだけが目的ではありません。次年度に必要な情報を残し、不要な個人情報は整理することが、安全で使いやすい引き継ぎにつながります。
【チェックリスト】卒対の引き継ぎをペーパーレス化する前に確認したいこと
卒対の引き継ぎをGoogleドライブで行う場合は、フォルダを作るだけでなく、管理方法や保存ルールも確認しましょう。
例えば、今年度から初めてペーパーレス化する場合です。
次のチェックリストを参考に進めてみてください。
データ化の準備
- [ ] 紙の引き継ぎ資料を確認した
- [ ] 残す資料と不要な資料を分けた
- [ ] 見積書・タスク管理表・案内文を整理した
- [ ] 必要な資料をPDFなどにした
- [ ] 紙の原本の保存義務を確認した
- [ ] 個人情報が含まれる資料を分けた
Googleドライブの設定
- [ ] 共有フォルダまたは共有ドライブの管理方法を決めた
- [ ] 年度別フォルダを作成した
- [ ] 共通テンプレートをまとめた
- [ ] ファイル名のルールを決めた
- [ ] 関係者だけがアクセスできる設定にした
- [ ] 役員ごとの閲覧・編集権限を設定した
- [ ] 個人情報を含むフォルダの権限を確認した
引き継ぎの準備
- [ ] 引き継ぎサマリーシートを作った
- [ ] 次年度の担当者を決めた
- [ ] 共有権限を付与した
- [ ] ファイルの所有権を確認した
- [ ] 次年度の担当者が資料を開けることを確認した
- [ ] 旧役員の不要なアクセス権限を削除した
- [ ] パスワードを共有しない運用にした
保存と管理
- [ ] 個人情報の保存期間を確認した
- [ ] 不要な写真や名簿を整理した
- [ ] 重要資料のバックアップ方法を決めた
- [ ] 管理担当者を記録した
- [ ] 年度末の点検作業を決めた
- [ ] 次年度へ改善点を残した
最初から完璧にする必要はない
例えば、紙の資料が何年分も残っている場合です。
すべてを一度にデータ化しようとすると、作業が大きな負担になります。
そのため、まずは今年度の資料と、次年度に役立つ見積書・タスク管理表・案内文から始める方法がおすすめです。
そのあと、必要に応じて過去の資料を追加していきましょう。
ペーパーレス化は、一度にすべてを完成させる必要はありません。まずは次年度が困らない資料を整理し、毎年少しずつ使いやすい仕組みへ改善していきましょう。
まとめ：卒対の引き継ぎはGoogleドライブで整理し、次年度へつなげよう
卒対の引き継ぎをペーパーレス化するときは、次の3つを押さえておきましょう。
- Googleドライブに見積書・タスク管理表・連絡文面などを集約し、年度別フォルダと共通テンプレートに分けて整理する
- パスワードを代々共有する方法は避け、共有権限・所有権・管理担当者を確認して次年度へ引き継ぐ
- 引き継ぎサマリーシートを作り、個人情報の保存期間やバックアップ方法も決めて、長く使える仕組みにする
卒対や卒アル係の引き継ぎでは、紙の資料が増え続けることがあります。
例えば、業者の見積書や年間スケジュール、保護者向け案内文などです。
こうした資料をGoogleドライブへ整理しておけば、次年度の役員が必要な情報を探しやすくなります。
また、年度別の記録と、毎年使えるテンプレートを分けておくことで、準備をゼロから始める負担を減らせます。
ただし、クラウドへ保存しただけで、引き継ぎが完了するわけではありません。
共有フォルダでは、ファイルの所有者が前年度の担当者のままになっている場合があります。
そのため、役員交代時には、共有権限と所有権を確認しましょう。
さらに、子どもの写真や保護者の連絡先などは、必要な期間だけ適切に管理することが大切です。
すべての資料を永久に残すのではなく、次年度へ引き継ぐべき情報を整理していきましょう。
まずは、重い紙のファイルに入っている見積書や案内文を、使いやすいデータへまとめることから始めてみてください。
次年度の役員にとって助かるのは、資料の量よりも、必要な情報がすぐに見つかることです。今年の経験をわかりやすく残し、次の担当者が安心して活動を始められる仕組みにしたいですね。
