小学校PTAや卒業対策委員などが卒業アルバムの業者選定に関わる場合は、いきなり複数社へ見積もりを依頼するのではなく、まず「誰に決定権があるのか」「前年はどう決めたのか」「学校との調整が必要か」を確認することから始めます。
PTAによって、役員会で決めるケース、卒業対策委員に任されているケース、学校側がアルバム制作に関わっているケースなど、運用はさまざまです。
業者を探す前に、決め方を探す。
「前年と同じ業者でいい？」「勝手に相見積もりを取っていいの？」「学校にはいつ相談する？」など、業者そのものより選定手順で迷うこともあるでしょう。
この記事では、小学校の卒業アルバム業者を選ぶときに確認したいルール、前年度資料の見方、学校への確認、相見積もり、比較表の作り方、決定後の記録まで順番に紹介します。
- 業者を探す前にPTA・学校へ確認しておきたいこと
- 相見積もりで価格以外に比較したい項目
- 業者決定後に残しておきたい選定記録と引き継ぎ資料
最初から「3社コンペをやろう」と決めなくても大丈夫。まず前年の資料を開いて、「うちの学校では誰がどう決めている？」を確認するところから始めます。
まず「誰が卒アル業者を決めるのか」を確認する
最初に確認したいのが、卒業アルバム業者の決定方法です。
同じ「小学校PTA」でも、運営方法は学校によって異なります。
たとえば、
- PTA本部で決定する
- 卒業対策委員・卒対係が選定する
- 6年生の保護者代表で決定する
- 学校と保護者側で相談して決める
- 前年度と同じ業者を継続する
などが考えられます。
そのため、最初から「PTA総会で承認を取らなければならない」「校長の了承が必要」と決めつけず、自校のルールを確認しましょう。
確認先としては、
- PTA規約・細則
- 前年度の引き継ぎ資料
- PTA本部
- 前年度担当者
- 必要に応じて学校側
などがあります。
卒アル係になって最初に検索するのは印刷会社……ではなく、去年のファイルかもしれません。まず自校ルールの発掘からです。
前年度の業者と契約内容を確認する
前年も卒業アルバムを制作しているなら、最初に前年度の情報を集めます。
確認したいのは、業者名だけではありません。
| 確認項目 | 内容 |
|---|---|
| 業者名 | 前年度に利用した会社 |
| 部数 | 何冊注文したか |
| ページ数 | 本文のページ数 |
| 1冊あたりの価格 | 前年度価格 |
| 総額 | 送料・オプション等を含む金額 |
| 制作方法 | 業者制作・保護者制作など |
| 撮影 | 業者撮影の有無 |
| 校正 | 校正回数・方法 |
| 納期 | 入稿から納品まで |
| 良かった点 | 対応・品質など |
| 困った点 | 修正・納期・連絡など |
前年の業者に大きな問題がなく、価格やサービスにも納得できるなら、継続する選択肢もあります。
一方、
「価格が上がっている」
「連絡が取りにくかった」
「制作方法を変えたい」
「もっと保護者側でデザインしたい」
などの課題があれば、他社との比較を検討します。
「去年もここだったから」で決めるのも、「毎年変えなきゃ」で探し直すのも極端。前年の実績を一度評価してから考えます。
業者選定はいつから始める？
業者選定を始める時期に、すべての学校へ共通する正解はありません。
卒業アルバムの納品時期、撮影の有無、制作方法、学校行事との関係などによって必要な期間が変わるためです。
まず希望する納品日から逆算して、
- 納品
- 最終校正
- 入稿
- ページ制作
- 写真収集・撮影
- 業者決定
- 比較・見積もり
の順にスケジュールを確認します。
業者によっては、学校行事の撮影や年間を通した写真収集まで依頼する場合もあります。
その場合は年度の早い段階で決定する必要があることもあるため、候補業者のスケジュールも確認しましょう。
「5月に始めれば絶対安心」ではなく、「いつ業者が必要になるか」から逆算。撮影まで頼むのか、印刷だけなのかでもスタート地点が変わります。
学校に確認したいことを整理する
PTAや保護者側がアルバム制作を担当する場合でも、学校との調整が必要になることがあります。
特に、
- 校内で撮影する
- 学校行事の写真を使用する
- 教職員の写真やメッセージを掲載する
- 学校名や校章などを使用する
- 児童の氏名や写真を扱う
- 業者が校内へ入る
といった場合は、事前に確認しておくと安心です。
誰に相談するかも学校によって異なります。
校長・教頭へ直接連絡するとは限らず、学年主任やPTA担当教員など、学校側の窓口が決まっている場合もあります。
前年度の担当者やPTA本部に、まず連絡ルートを確認しましょう。
学校への相談も「とりあえず校長先生へ」ではなく、いつもの窓口から。連絡ルートまで前年資料に残っていると、とても助かります。
業者を見直すなら比較条件を先に揃える
複数の業者から見積もりを取る場合は、同じ条件で依頼します。
たとえばA社には100冊・40ページ、B社には120冊・48ページで見積もりを頼んでも、価格を正しく比較できません。
最低限、
- 予定部数
- サイズ
- ページ数
- カラー
- 製本方法
- 制作を誰が行うか
- 撮影の有無
- 希望納期
などの条件を揃えて依頼します。
まだ正確な部数が決まっていない場合は、「100冊の場合」「120冊の場合」のように複数パターンで確認する方法もあります。
相見積もりなのに条件がバラバラだと、比較表を作ったところでリンゴとみかんです。まず同じ条件を渡します。
相見積もりは価格だけで比較しない
卒業アルバムは、安ければそれでよいとは限りません。
比較したい項目としては、
| 比較項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 価格 | 1冊単価・総額・送料 |
| ページ数 | 基本ページ数・追加料金 |
| 印刷・製本 | サイズ・用紙・製本方法 |
| 制作方法 | 業者制作・自作・テンプレートなど |
| 撮影 | 行事撮影・個人撮影の対応 |
| 校正 | 回数・方法・修正期限 |
| 納期 | 入稿締切・納品予定 |
| サポート | 担当者・問い合わせ方法 |
| 追加注文 | 卒業後の増刷が可能か |
| データ | 入稿形式・写真データの扱い |
卒業アルバムでは、制作期間中に業者と何度もやり取りする可能性があります。
価格差が小さい場合は、連絡方法や校正のしやすさなども判断材料になります。
1冊100円安い。でも修正のたびに担当者が捕まらない。となると話が変わります。価格は大事。でも、価格だけでは決めません。
比較表を作って候補を絞る
複数社を比較する場合は、担当者の記憶だけで判断せず、比較表にまとめます。
たとえば、
| 項目 | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|
| 総額 | ○○円 | ○○円 | ○○円 |
| ページ数 | 40P | 48P | 40P |
| 撮影 | あり | なし | あり |
| 校正 | ○回 | ○回 | ○回 |
| 納期 | ○月 | ○月 | ○月 |
| 制作方法 | 業者制作 | 保護者制作 | 業者制作 |
| 追加注文 | 可 | 要確認 | 可 |
| 特記事項 | － | － | － |
実際には、単純な○×だけでは判断できない項目もあります。
各社から受け取った見積書や提案資料と一緒に確認できる形にしておくと、話し合いもしやすくなります。
「A社って何が良かったんだっけ？」が始まる前に表にします。業者が3社になると、人間の記憶はだいたい混ざります。
業者に確認する質問を事前にまとめる
見積書だけではわからないこともあるため、問い合わせる内容を先に揃えておくと比較しやすくなります。
たとえば、
- 見積金額に含まれているものは何か
- 送料は別途必要か
- ページ追加はいくらか
- 部数変更はいつまで可能か
- 校正は何回できるか
- 修正期限はいつか
- 入稿データに不備があった場合はどうなるか
- 納品日はいつ頃か
- 追加注文はできるか
- 写真データはどのように扱われるか
などです。
各社へ同じ質問をしておけば、あとから比較しやすくなります。
口頭で確認した重要事項は、担当者内で共有できるよう記録しておきましょう。
見積書の「含まれていると思っていた」が一番怖いところ。送料、撮影、校正、修正、追加料金。このへんは先に聞いておきます。
プレゼンやコンペは必要な場合だけ行う
業者選定というと、複数社を呼んでプレゼンしてもらう「コンペ」を想像するかもしれません。
ただし、すべてのPTAでコンペを行う必要があるわけではありません。
見積書とサンプルだけで比較できる場合もあれば、制作方法や撮影サービスについて詳しく聞くため、業者との打ち合わせが必要な場合もあります。
PTA側の負担も考え、
- 書面での相見積もり
- オンライン説明
- サンプル確認
- 必要な会社だけ打ち合わせ
など、選定規模に合わせた方法を選びましょう。
アルバム1社を決めるために大規模プレゼン大会を開催する必要はありません。必要な情報が揃う方法で比較できれば十分です。
業者を決める前に承認方法を確認する
候補が決まったら、自校のルールに沿って決定します。
ここで重要なのは、PTA総会での承認が必ず必要とは限らないことです。
PTAの規約や予算の扱いによって、
- 担当委員会で決定できる
- PTA本部の承認が必要
- 役員会での決議が必要
- 保護者への報告が必要
- 総会での承認が必要
など、手続きは異なります。
「去年はどうしていたか」だけでなく、現在の規約や運用も確認しておきましょう。
必要な手続きを終えてから、正式に発注します。
ここはネットの記事より自校の規約が最強です。「PTAならこうする」ではなく、「うちではどう決める？」を確認しましょう。
保護者へ説明する場合は比較結果を簡潔にまとめる
選定結果を保護者へ報告・説明する必要がある場合は、比較した内容を簡潔にまとめます。
たとえば、
- 選定した業者
- アルバムの仕様
- 予定価格
- 選定理由
- 他社と比較した主な項目
- 今後のスケジュール
などです。
すべての見積書を細かく説明するより、「何を基準に比較し、なぜこの業者になったのか」がわかる形にすると伝わりやすくなります。
比較表を使う場合も、個人の評価や業者への不必要な批判を書くのではなく、価格・仕様・サービスなど客観的に確認できる項目を中心にします。
「なんとなくここが良かった」では説明しづらい。でも、比較表があれば話は早い。選定理由を残す意味は、ここでも効いてきます。
決定理由と見積書を記録しておく
業者が決まったら、選定時の資料を整理します。
残しておくと便利なのは、
- 比較した業者
- 見積条件
- 各社の見積書
- 比較表
- 選定した業者
- 選定理由
- 決定日
- 発注内容
- 実際に利用してわかったこと
などです。
「なぜこの会社を選んだのか」が残っていれば、翌年度に継続するか見直すかを判断しやすくなります。
ただし、保存期間や保存場所についてPTA内のルールがある場合は、それに従います。
来年の担当者が欲しいのは「A社にしました」だけではなく、「なぜA社だったの？」の部分。そこまで1枚残しておくと引き継ぎがぐっと楽になります。
翌年度への引き継ぎでは「実際どうだったか」も残す
見積もり段階ではわからなかったことも、制作を終えると見えてきます。
たとえば、
- 担当者の返信が早かった
- 校正画面が使いやすかった
- 写真の追加対応がしやすかった
- 締切が想像以上に早かった
- 修正回数が足りなかった
- 梱包や納品がわかりやすかった
などです。
これらを次年度へのメモとして残しておけば、翌年は価格表だけでなく実際の使用感も含めて判断できます。
業者名だけを引き継ぐのではなく、選んだ理由と、使ってみた結果をセットで残すのがポイントです。
見積書には「返信が爆速だった」とは書いてありません。翌年いちばん役立つのは、案外こういう実務メモだったりします。
まとめ：PTAの業者選定は「自校ルール確認」から始めよう
小学校PTAなどで卒業アルバム業者を選ぶなら、次の3つを押さえておきましょう。
- PTA規約や前年度資料を確認し、誰がどの手続きで業者を決めるのか確認する
- 見直す場合は同じ条件で相見積もりを取り、価格・仕様・撮影・校正・納期などを比較する
- 決定理由と実際に利用した感想を記録し、翌年度へ引き継ぐ
PTAだから総会。
学校だから校長先生。
卒アル業者だから3社コンペ。
必ずしも、そう決まっているわけではありません。
学校やPTAによって仕組みが違うからこそ、最初に自分たちのルールを確認することが大切です。
そのうえで前年業者を評価し、必要なら比較する。
この順番なら、不要な作業を増やさず、選定理由も説明しやすくなります。
業者選定のスタート地点は、業者検索ではなく「去年どうした？」。そこがわかれば、継続するのか、比較するのか、次にやることが見えてきます。
