卒アルに子どもの写真を掲載するときは、いきなり同意書を配るのではなく、まず園・学校・PTAなどで写真利用についてどのようなルールや同意手続きがあるか確認するところから始めましょう。
すでに入園・入学時などに写真利用について確認している場合もあります。一方、卒アル制作がその利用範囲に含まれていない場合や、保護者主体で制作する場合などは、あらためて掲載について確認する方法も考えられます。
写真は集める前に、ルールを確認。
「卒アルに子どもの写真を載せても大丈夫？」「保護者から同意書を取ったほうがいい？」「掲載を希望しない家庭があったらどうする？」。
卒アルでは、個人写真や集合写真、名前などを扱うことがあります。制作を始めてから掲載可否を確認すると、写真の差し替えやレイアウト変更が必要になることもあります。
この記事では、卒アル制作前に確認したいこと、写真掲載確認書に入れたい項目、保護者向けの文例、紙・Googleフォームなどで回収する場合の管理方法までまとめて紹介します。
- 卒アル制作前に園・学校・PTAへ確認しておきたいこと
- 写真掲載確認書に入れておきたい項目と文例
- 掲載を希望しない・一部のみ希望しない場合の対応方法
同意書を作ること自体が目的ではありません。「誰の写真を、何に使い、誰に配るのか」を制作側と保護者側で確認できる状態にしておくことが大切です。
まず園・学校・PTAの写真利用ルールを確認する
卒アル係だけで判断して同意書を作る前に、園・学校・PTAなどへ確認しておきましょう。
確認したいのは、
- 写真掲載について既存のルールがあるか
- 入園・入学時などに写真利用について確認しているか
- その確認に卒園・卒業アルバムが含まれているか
- アルバムを誰が制作主体となって作るのか
- 写真や氏名をどこまで掲載できるか
- 掲載を希望しない家庭への対応ルール
- 写真データの保管・削除について決まりがあるか
などです。
園や学校が制作する卒業アルバムと、保護者・PTA等が主体となって制作する記念アルバムでは、運用が異なることもあります。
すでに園や学校側で必要な確認が行われているなら、卒アル係が別の同意書を重ねて配布する必要があるかも含めて相談しましょう。
「念のため、もう1枚同意書を作ろう」で書類を増やす前に、まず既存ルールを確認。園・学校・PTAと卒アル係で違う案内を出してしまうほうが、保護者は混乱します。
卒アルの写真掲載について事前確認しておく理由
写真掲載について事前に確認しておくと、制作途中の差し替えや認識違いを減らしやすくなります。
たとえば、
- 個人写真は掲載してほしくない
- 集合写真への掲載について相談したい
- 名前と顔写真をセットで掲載してほしくない
- 特定の写真は使用しないでほしい
など、家庭によって希望が異なる可能性があります。
制作後半で初めてわかると、その子だけでなく周囲の子が写っている写真まで差し替えが必要になることもあります。
どのような確認が必要かを制作前に整理し、必要に応じて保護者へ案内しておくと、その後の写真選びやレイアウトを進めやすくなります。
集合写真を完成させたあとで「この写真は使えません」となると、1枚の変更では済まないことも。掲載ルールは、Canvaを開くより前に確認しておきたいところです。
写真掲載確認書に入れておきたい項目
園・学校などと相談した結果、卒アル係側で掲載確認書を用意する場合は、「何について確認している書類なのか」が保護者に伝わる内容にします。
たとえば、次のような項目です。
利用目的
写真や氏名などを何のために使用するのか記載します。
例：
「〇〇年度卒園アルバムの制作・配布のため」
卒アルだけに使用するのか、記念DVDや卒団ムービーなどにも使用するのかで範囲が変わります。
配布予定の範囲
完成したアルバムを誰へ配布する予定なのかも記載します。
たとえば、
- 卒園児・卒業生の家庭
- 園・学校
- 担任
- 関係する教職員
などです。
実際の配布先に合わせて記載しましょう。
使用する情報
何を掲載する予定なのかも確認できるようにします。
- 個人写真
- 集合写真
- 行事写真
- 氏名
- ニックネーム
- 本人のコメント
- 作品
など、アルバムの構成に応じて整理します。
掲載を希望しない場合の連絡方法
掲載について相談・辞退したい場合に、
- 誰へ
- どの方法で
- いつまでに
連絡すればよいかを記載します。
問い合わせ先
内容について質問がある場合の連絡先も明確にします。
「写真掲載に同意します」だけでは、何の写真をどこまで使うのかわかりません。利用目的・掲載内容・配布範囲までセットにすると、確認する側にも伝わりやすくなります。
【コピペOK】卒アルの写真掲載確認書の文例
ここでは、保護者主体の卒アル制作などで使用する場合の参考文例を紹介します。
実際に使用するときは、そのまま配布せず、園・学校・PTA等の方針や制作内容に合わせて修正してください。
〇〇年度 卒園アルバムへの写真等の掲載について（確認のお願い）
〇〇年度卒園アルバムの制作にあたり、お子さまの写真等の掲載について確認をお願いいたします。
【利用目的】
〇〇年度卒園アルバムの制作および配布
【掲載を予定している内容】
・個人写真
・集合写真、行事写真
・お子さまの氏名
・卒園アルバム用アンケートの回答
【配布予定の範囲】
〇〇年度卒園児の各家庭、〇〇園、担任の先生
【写真等の取り扱いについて】
ご提供いただいた写真・情報は、上記の目的で使用します。データの取り扱いについては、園・学校・団体の方針に従って管理します。
【掲載について】
□ 上記の内容を確認し、掲載に同意します
□ 掲載について相談したいことがあります
※掲載について希望や確認事項がある場合は、下記へご記入ください。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
お子さまのお名前：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
保護者氏名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
提出期限：〇年〇月〇日
問い合わせ先：〇〇〇〇
この文例では「同意する／しない」の二択だけでなく、「相談したい」という選択肢を設けています。
個人写真は避けたいが集合写真は問題ない、氏名の掲載方法について相談したいなど、家庭によって希望が異なる可能性があるためです。
全員にまったく同じ条件を求めるより、「相談したい場合はこちら」を用意しておくと個別の希望を拾いやすくなります。ただし、どこまで個別対応できるかは制作側だけで決めず、園・学校等とも確認しましょう。
同意書・確認書を配るタイミングはいつ？
確認書を用意する場合は、実際に写真を選んだりページを制作したりする前に回収できるスケジュールにします。
ただし、「必ず4月」「5月まで」と一律に決める必要はありません。
卒アル制作を始める時期や、園・学校側の年間スケジュールに合わせて設定します。
流れとしては、
- 園・学校・PTA等の方針を確認
- 卒アルで掲載する内容を決める
- 必要なら確認書を作成
- 園・学校等に内容を確認してもらう
- 保護者へ配布
- 回収・未提出確認
- 掲載条件を制作担当者へ共有
- 写真選定・制作開始
としておくと整理しやすくなります。
「とりあえず写真を集めて、あとで確認」は手戻りのもと。掲載条件を先に整理してから、写真集めへ進むほうが制作担当も動きやすくなります。
紙で回収する場合の管理方法
紙の確認書を使用する場合は、提出された書類そのものだけでなく、誰から回収できているかを一覧で管理します。
たとえば、
| 氏名 | 提出 | 掲載 | 個別確認 | 確認済 |
|---|---|---|---|---|
| Aさん | 済 | 可 | なし | 済 |
| Bさん | 済 | 要相談 | 個人写真 | 済 |
| Cさん | 未 | － | － | 未 |
といった管理表を用意します。
ただし、掲載を希望しない理由など、必要以上の個人情報まで管理表へ書く必要はありません。
制作に必要な情報だけを共有し、原本の保管場所や閲覧できる人も決めておきましょう。
紙を集めただけで安心すると、「あれ、○○さん出してたっけ？」が始まります。原本と提出一覧はセットで管理しておきましょう。
Googleフォームなどで確認する場合の注意点
Googleフォームなどを使えば、回答を一覧にできるため、提出状況を確認しやすくなります。
フォームには、
- 子どもの氏名
- 保護者氏名
- 確認事項
- 掲載についての回答
- 個別相談の有無
など、必要な項目を設定します。
ただし、フォームには子どもの氏名や写真掲載に関する回答などが集まります。
利用する場合は、園・学校・団体で使用が認められているかを確認し、回答データへアクセスできる人を必要な担当者に限定しましょう。
「Googleフォームでチェックを入れれば必ず法的に有効」といった一律の判断はできません。どの方法で確認を取るかについても、園・学校等の方針に従ってください。
Googleフォームは回収には便利。でも、便利だから何でも入れていいわけではありません。集める情報は制作に必要なものだけに絞っておきましょう。
未提出の家庭がある場合はどうする？
期限を過ぎても回答がない場合は、まず提出忘れなのか、掲載について相談したいことがあるのかを確認します。
未提出だからといって、
「返事がない＝同意」
と卒アル係だけで判断するのは避けましょう。
一方で、「未提出なら必ず掲載不可」と一律に決められるものでもありません。園・学校側ですでに写真利用について確認しているケースなど、前提によって扱いが異なるためです。
未回答者をどう扱うかは、確認書を配布する段階で園・学校等とルールを決めておくと安心です。
締切を過ぎた。返事がない。さて、載せる？載せない？ この判断を締切後に初めて考えないこと。未回答の場合の扱いまで、最初に決めておきましょう。
一部だけ掲載を希望しない場合の対応も決めておく
「写真掲載を希望する・しない」だけでは対応できないケースもあります。
たとえば、
- 個人ページの顔写真は掲載しない
- 集合写真について相談したい
- 氏名と写真を一緒に掲載しない
- 本人のコメントは掲載しない
などです。
どこまで対応できるかは、アルバムの構成や園・学校の方針によって変わります。
個別の希望が出た場合に卒アル係だけで判断せず、必要に応じて園・学校等へ確認できる流れを作っておきましょう。
また、対応内容は制作担当者へ確実に共有します。
「聞いていた人」と「ページを作る人」が別だと、情報が止まりやすいところ。個別対応がある場合は、制作担当まで伝わったことを確認しておきましょう。
写真データの保管・削除ルールも確認する
卒アル制作では、保護者から集めた写真や園・学校から提供された写真など、多くの画像データを扱うことがあります。
写真は、個人を識別できる場合には個人情報に該当し得ます。
そのため、
- 誰がデータを保管するか
- どこへ保存するか
- 誰がアクセスできるか
- 制作会社へどう渡すか
- 制作後いつまで保管するか
- いつ・どのように削除するか
といったルールも確認しておきましょう。
個人のスマートフォン、私用クラウド、USBメモリなどへ無制限にコピーしていくと、完成後にどこへデータが残っているかわからなくなります。
園・学校・団体にデータ管理のルールがある場合は、それに従います。
アルバムが完成して「お疲れさまでした」で終わりではありません。写真データが役員5人のスマホに残ったまま、にならないよう、最後の片付けまで決めておきましょう。
次年度へ引き継ぐもの・引き継がないものを分ける
翌年度の卒アル係には、
- 確認書のひな形
- 配布時期
- 回収方法
- 制作上の注意点
- 運用して困ったこと
などを引き継ぐと役立ちます。
一方、今年度の保護者が提出した確認書や回答データを、そのまま翌年度の担当者へ渡す必要があるとは限りません。
個人情報を含む原本・データについては、園・学校等の保存・廃棄ルールに従います。
引き継ぐのは「仕組み」、個人情報は必要性を確認して扱う、と分けて考えましょう。
次年度に残したいのは「このフォームが使いやすかった」という知恵。誰が何を希望したかという今年度の個人情報まで、なんとなく引き継がないようにしましょう。
まとめ：同意書を作る前に写真掲載ルールを確認しよう
卒アルの写真掲載について確認するときは、次の3つを押さえておきましょう。
- まず園・学校・PTA等で、写真利用についてすでにどのような確認・ルールがあるか調べる
- 必要に応じて、利用目的・掲載内容・配布範囲・相談方法を明記した確認書を用意する
- 回収後は掲載条件を制作担当者へ共有し、写真データの保管・削除まで管理する
大切なのは、「同意書という紙を1枚集めればOK」と考えないことです。
何のために写真を使うのか。
誰に配るのか。
どんな写真や情報を載せるのか。
掲載について相談したい場合はどうすればいいのか。
ここまで共有できて初めて、保護者側も制作側も同じ前提でアルバム作りを進めやすくなります。
卒アル係だけで法律上の扱いを判断する必要はありません。まず園・学校・PTA等のルールを確認し、そのうえで必要な確認方法を整えていきましょう。
同意書は「とりあえず全員からハンコをもらう紙」ではありません。写真をどう扱うのかを最初に共有するためのもの。書類を作ることより、認識を揃えることを目的にしましょう。
