卒アル制作を始める前に作っておきたいのが、「何ページに何を載せるか」を一覧にした構成台帳です。
全体のページ数を決めずに作り始めると、運動会にページを使いすぎて卒園式が入らない、個人ページのスペースが足りない、といったことが起こります。先にページの使い道を決めておけば、写真選びやデザインも進めやすくなります。
ページは有限。思い出はだいたい多すぎる。
「卒アルって何ページ必要？」「運動会は何ページ使えばいい？」「複数人で作ると、誰がどこを担当しているかわからなくなりそう」。卒アル制作では、写真を集める前にアルバム全体の設計を決めておくことが大切です。
難しい制作管理表を作る必要はありません。ExcelやGoogleスプレッドシートに、ページ番号・掲載内容・担当者・進捗などを並べるだけでも十分です。
この記事では、卒アルの構成台帳に入れたい項目、16・24・32ページの場合の配分例、見開きで管理する方法、複数人で制作するときの進捗管理までまとめて紹介します。
- 卒アルの構成台帳に入れておきたい項目
- 16・24・32ページで作る場合のページ配分例
- 写真回収・デザイン・校正まで一緒に管理する方法
いきなりCanvaを開きたくなる気持ちは、いったん置いておきます。最初に作るのはページではなく、ページの住所録。何ページに何が入るのかを先に決めておきましょう。
卒アルの構成台帳とは？
構成台帳とは、アルバムの「何ページに何を載せるか」を一覧にした管理表です。
たとえば、次のようにページごとの内容を決めておきます。
| ページ | 内容 | 写真目安 | 担当 | 進捗 |
|---|---|---|---|---|
| P1 | 扉・タイトル | 1枚 | Aさん | 完了 |
| P2-3 | 入園・春の行事 | 8枚 | Aさん | 制作中 |
| P4-5 | 運動会 | 12枚 | Bさん | 写真回収済 |
| P6-7 | 発表会 | 10枚 | Bさん | 未着手 |
| P8-11 | 個人ページ | 各自 | Cさん | 未着手 |
最初から細かいレイアウトまで決める必要はありません。
まずは、
- 全体で何ページあるか
- どの行事を載せるか
- それぞれ何ページ使うか
- 個人ページを何ページ確保するか
を決めればOKです。
制作が進んだら、写真枚数や担当者、確認状況などを追加していきます。
台帳という名前はちょっと堅いですが、やることは「このページは運動会、このページは個人ページ」と場所を予約するだけ。これがあるだけで、後半のページ不足をかなり防ぎやすくなります。
台帳なしで卒アルを作ると何が起こる？
構成を決めず、集まった写真から順番にページを作ると、途中で調整が必要になりやすくなります。
よくあるのが、
- 前半の行事にページを使いすぎる
- 後半の行事を入れるスペースが足りない
- 個人ページの必要数を後から確保できない
- 同じような写真が何ページも続く
- 複数人で同じ内容を作ってしまう
- 逆に誰も担当していないページができる
といったケースです。
特に個人ページは、人数から必要なスペースを逆算できます。
たとえば30人を1ページ6人ずつ掲載するなら5ページ必要です。見開き単位で構成するなら、6ページ確保するなど全体との調整も必要になります。
先に固定できるページを確保してから、残りを行事へ割り振ると考えやすくなります。
「運動会の写真いっぱいある！4ページ使おう！」を何度か繰り返すと、年度末の行事が急に圧縮されます。まず個人ページなど絶対に必要な枠を取って、残りを行事で分けるのがおすすめです。
構成台帳を作る前にフォトブック・印刷会社の仕様を確認する
台帳を作る前に、利用予定のフォトブックや印刷会社の仕様を確認します。
チェックしたいのは、
- 選べるページ数
- ページを何ページ単位で増減できるか
- 表紙・裏表紙が本文ページに含まれるか
- 扉ページなど固定ページがあるか
- 見開きでデザインできるか
- サイズ
- 入稿方法
- 編集・注文後にページ数を変更できるか
などです。
「24ページ」と書かれていても、どこまでが自由に編集できるページなのかはサービスによって異なります。
先に32ページで台帳を完成させたあと、利用するサービスではそのページ数を選べなかった、となると組み直しが必要です。
利用サービスを決める→仕様を確認する→構成台帳を作るの順番で進めましょう。
ページ数は「たぶんこのくらい」で始めないところ。使うサービスの商品仕様を確認してから、実際に使える本文ページを台帳に並べます。
【16・24・32ページ】卒アルのページ配分例
必要なページ数は、人数や行事数、個人ページの作り方によって変わります。
ここでは、本文として16・24・32ページを使える場合の一例を紹介します。
16ページ｜行事を絞ったコンパクト構成
| 内容 | ページ数 |
|---|---|
| 扉・クラス紹介 | 1P |
| 春～夏の行事 | 4P |
| 秋～冬の行事 | 4P |
| 個人ページ | 4P |
| 卒園・卒業 | 2P |
| メッセージ・締め | 1P |
| 合計 | 16P |
16ページなら、すべての行事を大きく掲載するのは難しくなります。
写真が多い主要行事を見開き2ページ、その他の行事を1ページにまとめるなど、メリハリをつけると収めやすくなります。
24ページ｜行事と個人ページを両方入れやすい
| 内容 | ページ数 |
|---|---|
| 扉・クラス紹介 | 2P |
| 春～夏の行事 | 6P |
| 秋～冬の行事 | 6P |
| 個人ページ | 6P |
| 卒園・卒業 | 2P |
| メッセージ・締め | 2P |
| 合計 | 24P |
24ページになると、主要行事を見開きで掲載しながら、個人ページも確保しやすくなります。
32ページ｜写真や個人ページを充実させやすい
| 内容 | ページ数 |
|---|---|
| 扉・クラス紹介 | 2P |
| 春～夏の行事 | 8P |
| 秋～冬の行事 | 8P |
| 個人ページ | 8P |
| 卒園・卒業 | 4P |
| メッセージ・締め | 2P |
| 合計 | 32P |
ページ数に余裕があれば、日常写真、先生紹介、将来の夢、思い出アンケートなども追加できます。
ただし、これはあくまで配分例です。
行事が少なく個人ページを充実させたい園もあれば、個人ページを小さくして年間行事をたくさん載せたいケースもあります。
ページ数が増えると、写真をたくさん載せられます。同時に、作るページも増えます。予算だけでなく制作する人の作業量も含めて決めておきましょう。
行事ごとのページ数はどう決める？
すべての行事に同じページ数を割り振る必要はありません。
ページ数を決めるときは、
- 写真がどれくらいあるか
- 写っている子どもに偏りがないか
- 園・学校で大きな行事か
- 子どもたちの様子を残しやすいか
- 他の行事と写真が似ていないか
などを見ながら調整します。
たとえば運動会や発表会は写真が多ければ見開き2ページ、ちょっとした季節行事は複数まとめて見開き1つ、といった構成もできます。
写真枚数だけで決める必要もありません。
撮影枚数が多いから重要な行事とは限らないため、「この学年の思い出として何を残したいか」も考えて決めましょう。
複数人で制作する場合は、ページ配分を決定する段階で一度共有しておくと、後から「こっちの行事をもっと大きくしたかった」となるのを防ぎやすくなります。
全行事2ページずつ。きれいですが、ページ数は待ってくれません。大きく残す行事と、コンパクトにまとめる行事を最初に分けておきましょう。
見開き単位で台帳を作ると全体を把握しやすい
アルバムは1ページずつ作りますが、実際に見るときは左右のページを同時に開きます。
そのため、構成台帳も「P2・P3」のように見開き単位で確認できるようにしておくと便利です。
たとえば、
| 見開き | 左ページ | 右ページ |
|---|---|---|
| P2-3 | 入園式 | 入園式 |
| P4-5 | 遠足 | 遠足 |
| P6-7 | 夏祭り | お泊まり保育 |
| P8-9 | 運動会 | 運動会 |
という形です。
同じ大きな行事を左右いっぱいに使う方法もあれば、小さな行事を左右に分ける方法もあります。
見開きで確認すると、
- 左だけ写真が多すぎないか
- 左右で色や情報量が極端に違わないか
- 同じようなレイアウトが続いていないか
- 行事の切り替わりが不自然ではないか
なども確認しやすくなります。
Excelではただの「P8・P9」でも、完成すれば同時に目に入る2ページです。台帳の段階からペアで見る癖をつけておくと、アルバム全体の流れを考えやすくなります。
構成台帳に入れておきたい項目
最低限必要なのは「ページ番号」と「掲載内容」ですが、制作管理までまとめるなら次の項目を作っておくと便利です。
- ページ番号
- 掲載する行事・内容
- 写真枚数の目安
- 写真回収状況
- 担当者
- デザイン状況
- 校正状況
- 修正の有無
- 最終確認
- 備考
たとえば、
| P | 内容 | 写真 | 担当 | 制作 | 校正 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2-3 | 入園式 | 済 | A | 完了 | 済 | － |
| 4-5 | 遠足 | 済 | B | 制作中 | 未 | 集合写真確認 |
| 6-7 | 夏祭り | 未 | C | 未着手 | 未 | ○○さん写真待ち |
といった形です。
これなら、「アルバムの構成表」と「制作進捗表」を別々に作らなくても、一つのシートで確認できます。
管理表を管理するための管理表が生まれると、もう何をしているのかわかりません。ページ構成と進捗は、できるだけ一つにまとめておくと楽です。
色分けすると進捗がひと目でわかる
ExcelやGoogleスプレッドシートを使うなら、進捗状況を色分けしておく方法もあります。
たとえば、
- 未着手
- 写真待ち
- 制作中
- 校正中
- 修正中
- 完了
などのステータスを決めておきます。
色を付ける場合は、色だけで状態を判断するのではなく、セル内にも「制作中」「完了」などの文字を入れておくとわかりやすくなります。
複数人で作る場合は、担当者名で色分けするより、進捗状況で統一したほうが全体を把握しやすいでしょう。
表を開いて白いところがいっぱいある。まだまだです。完了が増えていくと、台帳がちょっとした進捗ゲージになります。
複数人で作るなら担当者も台帳で管理する
役員数人でアルバムを作る場合は、「誰が何ページを作るか」も台帳に入れておきます。
「運動会担当」「個人ページ担当」のように大きく分けてもいいですし、見開きごとに担当者を設定しても構いません。
大切なのは、担当範囲を曖昧にしないことです。
さらに、
- 写真を集める人
- ページを作る人
- 誤字や名前を確認する人
が別の場合は、担当欄を分けても便利です。
共有して編集するなら、Googleスプレッドシートなど複数人で確認できる方法も使えます。
「誰かがやっていると思っていた」は、アルバム係で出会いたくない言葉のひとつ。ページ番号と担当者をセットにしておきましょう。
構成台帳の作り方を5ステップで確認
実際に台帳を作るときは、細かいところから決めず、大枠から順番に埋めていきます。
1. フォトブック・印刷会社の仕様を確認する
利用できる本文ページ数を確認します。
2. 絶対に必要なページを確保する
個人ページ、卒園・卒業ページなど、削りにくいものから先に確保します。
3. 残ったページを年間行事へ割り振る
運動会、発表会、遠足など、掲載したい行事を一覧にしてページ数を決めます。
4. 見開きで全体を確認する
左右ページの組み合わせや、年間の流れに違和感がないか確認します。
5. 担当者と進捗欄を追加する
ページ構成が決まったら、写真回収、制作、校正などの管理項目を追加します。
ここまで決めてから、実際のページ制作へ進みます。
台帳で写真の位置を1ミリ単位まで決める必要はありません。「誰が・どのページに・何を作るか」がわかれば、まずは十分。細かいレイアウトは制作段階で詰めていきましょう。
台帳は次年度の引き継ぎにも使える
完成した構成台帳は、翌年度のアルバム係にとっても参考資料になります。
アルバム完成後に、
- 実際に使ったページ数
- 行事ごとのページ配分
- 写真が足りなかった行事
- 逆に写真が多すぎた行事
- 制作開始時期
- 入稿時期
- 大変だった作業
などを簡単に追記しておくと、翌年度の担当者が計画を立てやすくなります。
もちろん、園児・児童の名前や写真など個人情報を含むデータについては、園・学校・団体のルールに従って取り扱いましょう。
「去年の人、どうやって作ったんだろう」から始めなくて済むだけで、次年度の担当者はかなり助かります。残すなら完成データだけでなく、設計図も一緒に。
まとめ：卒アルはページを作る前に構成台帳を作ろう
卒アルの構成を考えるときは、次の3つを押さえておきましょう。
- 利用するサービスのページ仕様を確認し、個人ページなど必要な枠から確保する
- 行事ごとのページ数を決め、見開き単位でアルバム全体の流れを確認する
- 担当者・写真回収・制作・校正などの進捗も同じ台帳で管理する
構成台帳は、きれいな表を作ることが目的ではありません。
「あと何ページ使える？」「この行事は誰が担当？」「写真がまだ揃っていないのはどこ？」。
制作中に出てくるこうした疑問を、表を見ればすぐ確認できる状態にするためのものです。
最初にページの住所を決める。
そのあとで写真を選び、デザインを作る。
少し遠回りに見えますが、後半になってページを丸ごと組み直すより、ずっと楽です。
アルバム制作は、写真を並べ始める前が意外と大事。まず台帳で全体を作ってから、1ページずつ中身を埋めていきましょう。
