卒対費や卒園・卒業アルバム制作費の収支決算報告書は、収入と支出を項目別に整理し、差引残高と実際の現金・預金残高を一致させることが基本です。ExcelのSUM関数などを使えば集計の手間を減らせますが、領収書との照合や監査担当者による確認も忘れずに行いましょう。
1円まで、思い出の会計。
「卒対費の収支決算報告書を作りたい」「Excelで自動計算できる会計報告書のひな形が欲しい」「アルバム代や記念品代は、どの項目に記載すればいい？」。年度末の卒対・アルバム係では、保護者へ会計の結果を報告する作業があります。
会計報告書は、集めたお金を何に使い、最終的にいくら残ったのかを示すものです。難しい会計用語を並べるより、収入・支出・残高をわかりやすく整理することが大切です。
この記事では、卒対費・アルバム制作費の収支決算報告書テンプレート、勘定科目の分け方、Excelの自動計算方法、領収書の管理、会計監査の進め方、余剰金の報告方法まで紹介します。
- 卒対費・アルバム制作費の収支決算報告書の書き方と記入例
- ExcelのSUM関数を使った自動計算と、残高の照合方法
- 領収書の保管・監査確認・余剰金の報告までの流れ
会計報告書で大切なのは、数字をきれいに並べることだけではありません。「集めたお金が、何に、いくら使われたか」を保護者が確認できる状態にすることです。
卒対費の収支決算報告書とは？基本の構成と書き方
卒対費やアルバム制作費の収支決算報告書は、一定期間のお金の出入りをまとめた書類です。
例えば、卒業対策委員会で集めた会費やアルバム代について、次の内容を報告します。
- どのくらいのお金が集まったか
- 何にいくら使ったか
- 最終的にいくら残ったか
- 残金をどのように扱うか
保護者会やPTAなどで会計規則が決められている場合は、その様式やルールに従いましょう。
基本は「収入」「支出」「残高」の3つ
収支決算報告書は、大きく3つに分けて整理するとわかりやすくなります。
| 区分 | 記載する内容 |
|---|---|
| 収入の部 | 卒対費・アルバム代など、期間中に入ったお金 |
| 支出の部 | アルバム制作費・記念品代など、期間中に支払ったお金 |
| 差引残高 | 期首残高と期間中の収支から計算した残りのお金 |
前年度からの繰越金がある場合は、当年度の収入と区別して「期首残高」として記載する方法があります。
収支決算報告書の基本計算
計算の基本は、次のとおりです。
期首残高 ＋ 当年度収入合計 − 当年度支出合計 ＝ 期末残高
例えば、期首残高が5,000円、当年度収入が200,000円、当年度支出が185,000円だった場合です。
5,000円 ＋ 200,000円 − 185,000円 ＝ 20,000円
この場合、期末残高は20,000円です。
ただし、帳簿上で20,000円と計算できても、実際に保管している現金や預金が20,000円とは限りません。
最後に実際の残高と照合する必要があります。
会計期間を明記する
報告書には、対象となる会計期間を記載しましょう。
例えば、次のような表記です。
「会計期間：〇年〇月〇日〜〇年〇月〇日」
卒園・卒業に合わせた活動の場合、必ずしも4月から翌年3月までとは限りません。
実際の集金開始日や会計規則に合わせて設定してください。
収支決算書の基本は、入ったお金、使ったお金、残ったお金。この3つです。前年度からのお金がある場合は、当年度の収入と区別しておくと、より正確に報告できます。
【コピペOK】卒対費・アルバム制作費の収支決算報告書テンプレート
ここでは、保護者へ配布する収支決算報告書の記入例を紹介します。
実際に使用する際は、項目名や金額を変更してください。
卒業対策委員会 収支決算報告書の記入例
〇〇年度 卒業対策委員会 収支決算報告書
会計期間：〇年〇月〇日〜〇年〇月〇日
収入の部
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 卒業対策費（会費） | 80,000円 |
| 卒業アルバム代 | 120,000円 |
| 収入合計 | 200,000円 |
支出の部
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 卒業アルバム制作費 | 95,000円 |
| 卒業記念品代 | 70,000円 |
| 写真・資料印刷費 | 12,000円 |
| 消耗品費 | 3,000円 |
| 郵送・通信費 | 5,000円 |
| 支出合計 | 185,000円 |
収支のまとめ
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 期首残高（前年度繰越金） | 5,000円 |
| 当年度収入合計 | 200,000円 |
| 当年度支出合計 | 185,000円 |
| 期末残高 | 20,000円 |
※金額はすべて架空の記入例です。
【残金の取り扱い】
期末残高20,000円につきましては、〇〇として取り扱う予定です。
取り扱い方法は、保護者会の規約および決定事項に従って対応いたします。
【会計担当】
〇〇
【監査担当】
〇〇
【監査日】
〇年〇月〇日
【監査結果】
関係する帳簿および証憑書類を確認し、監査結果を別途記載します。
※監査結果は、実際に監査が完了してから記入してください。
報告書には何を記載すればいい？
基本的には、次の内容を盛り込みましょう。
- 報告書のタイトル
- 対象年度・会計期間
- 収入の内訳
- 支出の内訳
- 期首残高
- 期末残高
- 残金の取り扱い
- 会計担当者
- 必要に応じて監査結果
また、収入や支出に特別な事情がある場合は、備考欄や注釈を設けるとわかりやすくなります。
アルバム制作費だけを報告する場合
卒対費全体ではなく、アルバム制作費だけの収支を報告する場合は、対象を明確にしましょう。
例えば、次のようなタイトルです。
「〇〇年度 卒園アルバム制作費 収支決算報告書」
収入には購入者から集めたアルバム代を、支出には印刷・製本費や関連する制作費などを記載します。
卒対費全体の会計と混同しないよう、対象となる収支の範囲を明記しておきましょう。
報告書を複雑にする必要はありません。保護者が見たいのは、集金額と使い道、そして残金です。数字の根拠が確認できる、シンプルな表にまとめましょう。
収入の部・支出の部に記載する勘定科目の一覧
収支決算報告書では、集めたお金や支払ったお金を、項目ごとに分類します。
この分類に使う項目を、勘定科目と呼びます。
卒対やアルバム係の場合、必ずしも企業会計のような細かな分類が必要なわけではありません。
活動内容に合わせて、わかりやすい項目を設定しましょう。
収入の部に使う項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 卒対費・会費 | 保護者から集めた卒対費 |
| アルバム代 | アルバム購入者から集めた代金 |
| 記念品代 | 記念品の購入代金 |
| 寄付金 | 団体が受け取った寄付金 |
| 雑収入 | その他の収入 |
前年度からの繰越金については、団体の様式に合わせて、期首残高として別に示す方法があります。
支出の部に使う項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| アルバム制作費 | 印刷・製本・制作業者への支払い |
| 記念品代 | 卒園・卒業記念品の購入費用 |
| 写真・資料印刷費 | 写真や配布資料の印刷代 |
| 消耗品費 | 用紙・封筒・文房具など |
| 通信費 | 郵送費・通信に関する費用 |
| 会場費 | 会場利用料など |
| 謝恩会費 | 謝恩会に関する支出 |
| 雑費 | その他の少額支出 |
実際に発生していない費用は、支出として計上しないようにしましょう。
「予備費」はそのまま支出に入れていい？
予備費は、基本的に予算の段階で予定しておくお金です。
例えば、「予備費10,000円」として予算を組んでいても、実際に使わなければ支出は発生していません。
そのため、使っていない予備費を、そのまま決算書の支出として計上しないよう注意しましょう。
予備費から実際に支払いを行った場合は、支出内容に応じて記録します。
例えば、追加の郵送費に使った場合は、郵送費や通信費として記載する方法が考えられます。
団体の会計規則で、予備費の使用方法や表示方法が決められている場合は、そのルールに従ってください。
項目を細かく分けすぎない
勘定科目を細かく分けすぎると、かえってわかりにくくなる場合があります。
例えば、文房具代を「ボールペン代」「封筒代」「用紙代」と分ける必要がない場合は、「消耗品費」としてまとめてもよいでしょう。
ただし、高額な支出や特別な費用については、内訳を示す方法が考えられます。
勘定科目は、細かければよいわけではありません。何に使ったのかがわかる分類にしましょう。予備費など、予算上の金額と実際の支出を混同しないことも大切です。
Excelで自動計算できる収支決算報告書の作り方
ExcelやGoogleスプレッドシートを使うと、収入・支出の合計や差引残高を自動計算できます。
毎回電卓で計算する必要がなくなり、金額を修正した場合も自動的に再計算されます。
ただし、数式を使っていても、入力した金額や集計範囲が間違っていれば、正しい決算書にはなりません。
まずは取引台帳を作る
収支決算報告書を作る前に、日々のお金の出入りを記録する取引台帳を用意しましょう。
例えば、次のような表です。
| 日付 | 区分 | 項目 | 内容 | 収入 | 支出 |
|---|---|---|---|---|---|
| 〇月〇日 | 収入 | 卒対費 | 会費集金 | 80,000 | 0 |
| 〇月〇日 | 収入 | アルバム代 | 購入代金 | 120,000 | 0 |
| 〇月〇日 | 支出 | アルバム制作費 | 印刷業者への支払い | 0 | 95,000 |
| 〇月〇日 | 支出 | 記念品代 | 記念品購入 | 0 | 70,000 |
※架空の入力例です。実際には取引ごとに記録しましょう。
収入と支出を別の列にしておくと、集計しやすくなります。
必要に応じて、領収書番号や支払い方法、備考などの列も追加してください。
SUM関数で合計を計算する
例えば、収入金額をE列、支出金額をF列に入力した場合です。
収入合計を求める式：
=SUM(E2:E100)
支出合計を求める式：
=SUM(F2:F100)
SUM関数は、指定した範囲の数値を合計する関数です。
記録する行が増える場合は、計算範囲から漏れないよう注意しましょう。
SUMIF関数で項目別に集計する
項目ごとの金額を集計するには、SUMIF関数が便利です。
例えば、C列に勘定科目、E列に収入金額を入力している場合です。
卒対費の収入を合計する式：
=SUMIF(C2:C100,"卒対費",E2:E100)
同じように、アルバム制作費の支出を集計する場合は、次のように記述できます。
=SUMIF(C2:C100,"アルバム制作費",F2:F100)
項目名の表記が異なると、別の項目として扱われる場合があります。
「アルバム制作費」と「アルバム代」など、似た名前を混在させないようにしましょう。
差引残高を自動計算する
例えば、集計用シートで次のようにセルを配置した場合です。
| セル | 内容 |
|---|---|
| B3 | 期首残高 |
| B4 | 収入合計 |
| B5 | 支出合計 |
| B6 | 期末残高 |
B6に入力する計算式は、次のとおりです。
=B3+B4-B5
これで、期首残高と当年度の収支から、期末残高を自動計算できます。
数式の入力ミスを防ぐコツ
Excelで管理する場合は、次の点に注意しましょう。
- 入力するセルと計算式のセルを分ける
- 合計範囲に漏れがないか確認する
- 勘定科目の表記を統一する
- 金額を数値として入力する
- 数式が入ったセルを誤って上書きしない
- 集計結果を元の取引記録と照合する
計算式のセルを保護する方法もあります。
▶卒対の会計監査の進め方を見る
Excelなら計算は速くなりますが、入力された数字が正しいかまでは判断してくれません。数式の確認と、領収書・実際の残高との照合は別に行いましょう。
会計報告書の数字が合わないときの確認方法
Excelで計算した結果と、実際の現金・預金残高が合わない場合があります。
例えば、計算上の期末残高は20,000円なのに、実際に保管しているお金が19,500円というケースです。
この場合、差額500円の原因を確認する必要があります。
最初に確認したい5つの項目
- 取引台帳に入力漏れがないか
- 金額の入力ミスがないか
- 領収書と支出記録が一致しているか
- 現金と銀行預金の残高を正しく集計しているか
- 集計範囲や数式に間違いがないか
特に、現金で支払った費用や、立替精算した費用は、記録が漏れないよう注意しましょう。
帳簿上の残高と実際の残高を照合する
例えば、次のような確認表を作る方法があります。
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 帳簿上の期末残高 | 20,000円 |
| 実際の現金残高 | 5,000円 |
| 銀行預金残高 | 15,000円 |
| 現金・預金合計 | 20,000円 |
| 差額 | 0円 |
※架空の記入例です。
帳簿上の残高と、現金・預金の合計が一致しているか確認しましょう。
なお、現金から銀行口座へ入金するなど、資金を移動しただけの場合は、収入や支出として二重に計上しないよう注意が必要です。
数字が合わないまま報告しない
差額が見つかった場合は、原因を確認しましょう。
原因がわからないまま帳簿の数字だけを書き換えることは避けてください。
必要に応じて、ほかの役員や監査担当者と確認し、処理方法を検討しましょう。
また、未収金や未払いの費用がある場合は、現金の収支だけでは状況を十分に表せないことがあります。
その場合は、未収・未払の内容を別途記載するなど、団体の会計方針に合わせて整理しましょう。
「Excelの計算結果が合っているから大丈夫」とは限りません。実際のお金と照合して、初めて収支を確認できます。1円でも差額があれば、原因を調べておきましょう。
領収書の整理方法と会計監査の進め方
収支決算報告書を作成したら、数字の根拠となる領収書や取引記録を確認しましょう。
保護者会やPTAなどで監査のルールが定められている場合は、その手順に従います。
領収書は日付や番号で整理する
領収書は、次のような方法で整理すると確認しやすくなります。
- 支出日順に並べる
- 管理番号を付ける
- 取引台帳に領収書番号を記録する
- 必要に応じて用途をメモする
- 紙と電子データを適切に保管する
例えば、領収書に「001」「002」「003」と番号を付け、取引台帳の証憑番号欄に対応する番号を入力する方法があります。
領収書をなくした場合は、支払い履歴や注文記録など、確認できる資料を整理しましょう。
監査担当者に確認してもらう内容
会計監査では、例えば次の項目を確認します。
- 収入合計と集金記録が一致しているか
- 支出合計と領収書が一致しているか
- 集計に漏れや重複がないか
- 会計期間が正しいか
- 期末残高が現金・預金と一致しているか
- 残金の取り扱いが適切か
監査担当者の選任方法や確認範囲は、団体の規約によって異なります。
監査結果の記載例
会計監査報告
〇〇年度卒業対策委員会の収支決算報告書について、関係する帳簿および証憑書類を確認いたしました。
監査の結果、収支決算報告書の記載内容が、確認した会計記録と整合していることを確認しました。
監査日：〇年〇月〇日
監査担当者：〇〇
署名・確認印：＿＿＿＿＿＿＿＿
※実際に確認した範囲と監査結果に合わせて記載してください。
監査役の確認印は必須？
監査担当者の署名や確認印が必要かどうかは、団体の規約によって異なります。
確認印を押せば会計処理が正しくなるわけではありません。
大切なのは、監査担当者が実際に帳簿や領収書などを確認し、その結果を記録することです。
領収書はいつまで保管する？
領収書や会計記録の保存期間は、団体の規約や法的な位置づけによって異なる場合があります。
「年度末に報告したらすべて処分してよい」と決めつけず、必要な保存期間を確認しましょう。
監査は、確認印をもらうためだけの作業ではありません。集金記録・領収書・残高を第三者の目で確認し、報告書の数字に問題がないか確かめる工程です。
余剰金・残金が出た場合の会計報告書への書き方
卒対費やアルバム制作費の収支決算では、余剰金が出る場合があります。
例えば、集めた会費よりも実際の支出が少なかった場合です。
その際は、残金の金額と取り扱い方法を明確にしましょう。
余剰金の取り扱いにはどんな方法がある？
団体の規約や事前の合意内容によって、次のような方法が考えられます。
- 保護者へ返金する
- 次年度へ繰り越す
- 承認を得た用途に充当する
- 合意した相手へ寄付する
ただし、卒業学年だけの会計では、翌年度へ繰り越すことが適切とは限りません。
また、寄付や別用途への使用についても、役員だけで自由に決められるとは限りません。
規約や保護者との合意内容を確認しましょう。
返金する場合の報告文例
「今年度の卒業対策費につきまして、収支決算の結果、〇〇円の余剰金が発生いたしました。
余剰金につきましては、事前にご案内した方針に基づき、対象となるご家庭へ返金いたします。
返金方法および日程につきましては、別途ご案内いたします。」
繰り越す場合の報告文例
「今年度の収支決算の結果、期末残高〇〇円となりました。
残金につきましては、団体の規約および決定事項に基づき、次年度へ繰り越す予定です。」
※実際に繰越が認められている場合に使用してください。
寄付する場合の報告文例
「収支決算の結果、〇〇円の余剰金が発生いたしました。
余剰金につきましては、事前に確認した方針に基づき、〇〇へ寄付いたします。
寄付の実施後、必要に応じて結果をご報告いたします。」
まだ残金の使い道が決まっていない場合
残金の取り扱いが未決定の場合は、決まっていないことをそのまま報告しましょう。
例えば、次のような文例です。
「収支決算の結果、期末残高は〇〇円となりました。
残金の取り扱いについては現在検討中です。決定後、改めてご案内いたします。」
未決定の段階で、返金や寄付を実施したことにするのは避けましょう。
また、返金・寄付などを実際に行う際は、いつの会計期間に支出として記録するのかも確認する必要があります。
残金が出たこと自体は問題ではありません。大切なのは、いくら残り、そのお金をどう扱うのかを明確にすること。決まっていない場合は、無理に結論を出さず、後日報告する方法もあります。
保護者に配布する会計報告書を見やすくするコツ
会計報告書は、正確な数字を記載するだけでなく、保護者が読みやすい形に整えることも大切です。
特に、収入と支出を分け、合計金額を見つけやすくしましょう。
収入と支出は分けて表示する
収入と支出を同じ表に混在させると、内容を把握しにくくなる場合があります。
そのため、見出しを分けて表示する方法がおすすめです。
例えば、次のような構成です。
- 収入の部
- 支出の部
- 収支のまとめ
- 残金の取り扱い
- 監査結果
報告書をA4用紙1枚程度にまとめる場合は、項目を整理して簡潔に記載しましょう。
金額は右揃えにする
金額を右揃えにすると、桁を比較しやすくなります。
また、1,000円・10,000円など、3桁ごとにカンマを入れると読みやすくなります。
Excelでは、セルの表示形式を設定することで、金額の桁区切りを表示できます。
大きな支出には補足を添える
高額な支出や、当初の予算から大きく変わった項目がある場合は、必要に応じて理由を記載しましょう。
例えば、次のような説明です。
「当初予定よりアルバムの注文冊数が増えたため、印刷費が増加しました。」
「会場利用料が不要となったため、謝恩会費の支出が減少しました。」
ただし、実際の理由が確認できている場合に限って記載しましょう。
予算と決算を比較する方法もある
当初の予算がある場合は、予算額と決算額を比較すると、どの項目で差が出たのかわかりやすくなります。
例えば、次のような表です。
| 項目 | 予算額 | 決算額 | 差額 |
|---|---|---|---|
| アルバム制作費 | 100,000円 | 95,000円 | 5,000円 |
| 記念品代 | 70,000円 | 70,000円 | 0円 |
| 印刷費 | 15,000円 | 12,000円 | 3,000円 |
※架空の記入例です。差額は「予算額－決算額」で計算しています。
前年度との比較をする場合も、会計期間や集金対象、活動内容が異なることがあります。
単純に増減だけを見るのではなく、必要に応じて条件の違いを補足しましょう。
個人情報は記載しない
保護者全体へ配布する会計報告書に、個人ごとの支払い状況を記載する必要はありません。
例えば、次のような情報は、通常、公開用の報告書には含めないようにしましょう。
- 未払いの家庭名
- 個別の集金状況
- 家庭ごとの経済的事情
- 個人の口座情報
- 保護者の連絡先
会計監査に必要な資料と、保護者全体へ配布する報告書は、分けて管理する方法がおすすめです。
保護者向けの決算書は、細かい帳簿をそのまま配る必要はありません。全体の収支を簡潔に整理し、数字の根拠となる資料は適切に保管しておきましょう。
収支決算報告書の作成から配布までの流れ
年度末の会計報告は、作成・確認・監査・配布の順番で進めると管理しやすくなります。
ステップ1：収入と支出を確定する
まず、対象となる会計期間のお金の出入りを整理します。
集金記録と支払い記録を確認し、入力漏れがないか確認しましょう。
ステップ2：領収書と取引台帳を照合する
支出ごとに領収書や支払い記録を確認します。
金額・日付・用途が一致しているかを確認しましょう。
ステップ3：収支決算報告書を作成する
取引台帳から、収入・支出の項目別合計を集計します。
期首残高、当年度収入、当年度支出から、期末残高を計算しましょう。
ステップ4：実際の残高と照合する
帳簿上の期末残高と、現金・預金残高を照合します。
差額がある場合は、原因を確認してから次の工程に進みましょう。
ステップ5：監査を受ける
団体の規約に従い、必要な監査を受けます。
修正が必要な箇所があれば、内容を確認して反映しましょう。
ステップ6：保護者へ報告する
監査などの必要な確認が完了したら、保護者へ報告書を配布します。
配布方法は、紙・メール・保護者向けの連絡ツールなど、団体の運用に合わせて選びましょう。
ステップ7：残金の処理と引き継ぎを行う
余剰金の返金や繰越など、残金の処理を行います。
また、次年度の担当者へ引き継ぐ場合は、個人情報を除いたテンプレートや作業手順を整理しておきましょう。
決算書は、Excelで合計を出したら完成ではありません。領収書との照合、実際の残高確認、必要な監査を経て、保護者へ報告するところまでが会計業務です。
会計報告書を配布する前の最終チェックリスト
会計報告書が完成したら、配布前に内容を確認しましょう。
収入・支出の確認
- 会計期間を正しく記載したか
- 収入の項目と金額に漏れがないか
- 支出の項目と金額に漏れがないか
- 前年度繰越金の扱いを確認したか
- 予備費を実際の支出と混同していないか
- 二重計上がないか
計算結果の確認
- 収入合計が正しいか
- 支出合計が正しいか
- 期末残高の計算が正しいか
- Excelの数式範囲に漏れがないか
- 帳簿上の残高と現金・預金残高が一致しているか
- 差額がある場合は原因を確認したか
証憑・監査の確認
- 領収書を整理したか
- 支出内容と領収書が対応しているか
- 必要な監査が完了しているか
- 監査担当者の確認を記録したか
- 修正が必要な箇所を反映したか
保護者への報告の確認
- 収入と支出をわかりやすく分けたか
- 金額が読みやすいレイアウトになっているか
- 残金の扱いを説明したか
- 個人情報が含まれていないか
- 問い合わせ先を記載したか
- 必要に応じて複数人で最終確認したか
数字に誤りがあると、あとから訂正報告が必要になる場合があります。
可能であれば、会計担当者以外の役員にも確認してもらいましょう。
会計報告書を配布する前に、もう一度だけ確認したいのは、数字の根拠と実際の残高です。1円の差額も見落とさず、必要な確認を終えてから報告しましょう。
まとめ：卒対費の収支決算報告書は正確さとわかりやすさが大切
卒対費や卒園・卒業アルバム制作費の収支決算報告書では、次の3つを押さえておきましょう。
- 収入・支出・期末残高を分けて整理し、保護者が使い道を確認できる形にする
- Excelの自動計算を活用しながら、領収書や実際の現金・預金残高との照合を行う
- 必要な監査を受け、余剰金の取り扱いも明確にしたうえで保護者へ報告する
会計報告書は、1年間の活動で集めたお金が、どのように使われたのかを示す大切な資料です。
数字を正しく記載することはもちろん、保護者が内容を理解しやすい形にまとめることも重要です。
この記事のテンプレートを参考に、団体の会計ルールに合わせた収支決算報告書を作成しましょう。
会計報告のゴールは、数字を埋めることではありません。集めたお金の使い道を明確にし、残金まできちんと説明すること。最後の1円まで確認して、気持ちよく活動を締めくくりましょう。
